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关于做好档案规范化管理的思考
摘要：有一种记录性的工作就是档案，它是通过将人类的行为活动以视频、文字以及照片的方式记录下来，供人们在以后查阅，这对于家庭、企业乃至整个社会都有十分重要的意义。帮助人们或企业发现自身发展过程中的缺陷这是档案管理的初衷，进而为之后的改善提供较为可靠的依据｡规范化管理在我国逐渐迈入信息化社会后开始引起了人们普遍的重视，其中档案的规范化管理也是规范化管理的一种,而且是尤为重要的组成部分。随着目前社会的不断发展，各种现代化技术在不同领域内被广泛的应用, 档案管理领域也不例外,同时档案管理在某些应用上面还是存在一定的问题。下文就研究分析了档案规范化管理的关键性及优化对策｡
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社会前进的浪潮不停翻涌,人们也逐渐进入信息化时代,信息技术的应用也越来越广泛｡在这种全新的时代背景下,计算机技术在不断的发展,促进着现代社会前进的步伐,同时也推动着档案管理规范化的不断改进｡
一､档案规范化管理的关键性和作用
(一) 档案规范化管理的关键性
档案的重点是收集并保存资料,也具有种类繁多的特点,真实记载着存在于历史中所发生的事件､任务或任务过程等,为后续的发展提供真实性的参考和借鉴,对于各个单位或企业而言,良好的档案管理工作能够回顾单位或企业的历史真实面貌,也因此,任何的档案管理部门需要将文件､音频视频等文件收集保存起来并进行分类和整理,配合信息化技术,确保资料保存的质量[1]｡
(二) 档案规范化管理的作用
1. 丰富现代管理方式
信息数字化是不断发展的社会所需,也是信息技术发展的有效应用,而在这一应用过程中,数字化的应用使得办公室可以引进诸多的现代化技术型设备,并应用这些设备进行辅助操作,使档案规范化管理工作能够顺畅地实施下去｡档案管理具有相当系统化的特点,其要求档案管理人员必须要进行系统化的工作,最重要的部分就是有效采集整理档案资料,不仅要保证档案资料的完整性,也要确保档案资料的真实性,继而使其能够在日常应用时充分发挥其正常作用｡也因此,规范化的档案管理可以丰富着现代的管理方式,继而提高人们的工作效率｡
2. 提升工作人员的综合素质
档案的规范化管理也能够提升工作人员的综合素质,主要包括从工作人员的培训工作和工作人员的职责方面提升｡工作人员的培训工作方面,因为要进行档案规范化工作,就必须要对档案管理工作人员进行一定程度的培训,要先从理论方面入手,熟知档案规范化管理的相关概念和一系列操作流程,让相关档案管理工作人员能够在接受培训的过程中同步掌握到现代化的管理相关知识,提高自身知识水平和专业能力｡而在工作人员的职责方面,在相关的档案管理人员已经熟知档案规范化理念的情况下,以往落后的档案管理方式会慢慢替换与当下时代特征更贴合的档案规范化管理模式,相关档案管理人员的职责也会更加明确,继而发现自己的工作特质,并逐一针对性的提升个体的工作能力和综合素质｡
3. 增强单位和部门的管理水平
档案管理隶属于现代化管理中比较关键的部分,对任何单位或企业､组织而言都非常重要,关乎其正常运行｡而单位或企业､组织的档案主要分为两部分,一部分是单位或企业､组织本身的业务相关信息记录,一部分是单位或企业､组织的人事变动信息记录｡合理化､科学化､系统化的档案管理模式能够将档案管理工作进行得更加规范化､更具有效性,使档案管理工作的规范化流程一直持续下去,使其可以发挥最大作用[2-3]｡
二､优化档案规范化管理的对策
(一) 增强档案管理意识的宣传力度
实施档案规范化管理最重要的工作部分就是要增强档案管理意识的宣传力度｡为此,各单位､组织或企业都要先确认档案管理部门的正确的档案管理意识,在平常的档案管理工作中,直接将规范化的相关内容添加进去,先由单位､组织或企业的领导和管理层对现代化的档案管理有正确的,全新的看法,继而可以真正认识到规范化对档案管理的关键性｡在此之后,由各单位､组织或企业的领导和管理层将档案规范化管理模式与自己的工作特质相结合,不仅会起到一定的带头示范作用,也能为本单位､组织或企业的后续档案规范化管理模式提供良好的发展环境｡而在宣传档案管理意识的同时,可以通过整合单位､组织或企业的档案信息,并结合实际的档案管理工作现状和特征,进行更有效的宣传｡这也表明,先从领导和管理层人员规范档案管理的意识,也能够为整个单位､组织或企业的档案规范化管理奠定良好的基础｡
(二) 完善档案管理制度,明确档案管理职责
完善的档案管理制度能够保证档案规范化管理顺利开展下去,这也就要求人们要不断地完善档案规范化管理制度,并给予越来越高的重视度｡单位､各组织或企业的领导和管理层要在应用档案规范化管理的基础上,自觉使用科学的管理方式改善人们的惯性思维和指挥的随意性,创建兼具计划､组织､指挥､协调､控制的档案规范化管理体系,从树立目标､建立规章､落实责任层面逐步建立,增强工作人员们的工作动力,规范工作､进一步提高工作效率｡同时,要在档案的规范化管理中创建分级管理,统一领导的管理原则,这也是完善规范化管理的关键性部分,在分级管理制度的指导下,相关的档案管理人员能够十分有效的分类管理档案｡也可在单位､组织､企业内部创建专门的档案规范化管理小组,其可以直接明确一系列与档案规范化密切相关的管理计划，并确认相关工作内容[4-5]。
(三) 强化人员培训,增强档案管理工作的关键地位
目前,我国的档案规范化管理工作尚有些不足,主要原因在于档案管理人员的工作能力和专业素质有些欠缺,且其对档案规范化管理重视程度较低,尚未完全认识到档案规范化管理的关键性｡因此,强化人员培训,增强档案管理工作的关键地位非常重要｡主要可从两个方面入手,一是要加强对档案管理人员的档案管理规范化的意识培养,使其能够正确认识档案规范化管理工作,充分发挥档案管理规范化的积极性作用｡二是要增强对档案管理人员的培训深度,可安排专业人员直接培训相关档案管理工作人员,强化档案管理工作人员的理论知识和工作技能｡与此同时,领导和管理层也要根据本单位､组织或企业的情况制定科学合理的奖惩制度,表现较好的档案管理人员可以给予适当的奖励,促进其充分发挥积极性｡
(四) 充分利用现代化设备,提高档案管理的现代化程度
在现代化信息技术大力发展的如今,档案规范化管理工作也可以充分使用现代化设备,提高档案管理的现代化程度｡反映到具体操作上,即档案管理工作人员可以依靠计算机技术分类管理档案,并创建档案共享平台进行档案资源的共享,充分利用现有的信息资源,也可以利用计算机技术采集各项档案资料,进而可以确保所采集资料的全面性｡
(五) 加大档案管理工作的监管力度
想要顺利实施档案规范化管理工作,就必须要加大档案管理工作的监管力度,可成立专门的监管工作组,不定期的检查档案管理工作,及时发现档案管理工作中存在的问题并在第一时间解决｡同时,也要随时检查档案管理工作人员的工作成果,帮助其确认个人的工作职责[6-7]｡
三､结语
综上,对于各种单位或企业､组织而言,档案管理工作影响着其未来的发展方向､核心竞争力提高､未来规划等多方面,这也代表着,规范化档案管理工作的关键性｡因此,档案管理人员要改变传统的档案管理方式,不断更新管理方式,注重安全､高效､全面的工作原则,不断提升档案管理人员的综合素质,充分利用现代化设备,提高档案管理的现代化程度,并通过加大档案管理工作的监管力度,创新档案管理工作的服务意识和行为,持续提高档案管理服务意识,促进档案管理工作的规范化｡
参考文献:
[1]刘娟.企业档案管理规范化建设探讨[J].化工管理,2019(26):6-7.
[2]郑茹楠,吴昊,岳海涛.新形势下档案管理工作信息化定位与思考[J].河南水利与南水北调,2019,48(08):83-84.
[3]刘明阳.新形势下如何做好档案规范化管理工作[J].黑龙江档案,2019(04):69.
[4]李唐华.办公室档案管理规范化分析[J].办公室业务,2019(15):185.
[5]闫巧媛.论新时代做好档案管理工作创新理念[J].世界最新医学信息文摘,2019,19(62):267-269+272.
[6]魏清.新形势下档案管理工作的规范化研究[J].中外企业家,2019(21):127.
[7]罗韶香.档案管理的现代化与规范化探讨[J].办公室业务,2019(14):116.
朱小瑜.关于档案规范化管理的几点思考[J].传媒论坛,2019,2(24):130,132.
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2024-06-06
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期刊名称：档案
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主管单位：甘肃省档案局(馆),甘肃省档案学会
主办单位：甘肃省档案局(馆),甘肃省档案学会
出版地方：甘肃
专业分类：档案
国际刊号：1004-2733
国内刊号：62-1025/G2
邮发代号：54-195
创刊时间：1981年
发行周期：月刊
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