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城建档案接收中建设工程文件跟踪管理服务平台的应用
摘要：在现代互联网信息技术蓬勃发展且日新月异的今天，如何将建设工程文件跟踪管理服务平台利用互联网的优势和特点进行线上指导和接收，以此做到在互联网信息技术的加持下使得城建档案在接收中更加便捷迅速。因此文章以下就在线接收档案的迫切性为开篇，进而阐述建设工程文件的重要性，结合建设工程文件跟踪服务管理平台的基本现状，并分析其服务管理平台建设的意义，以此找到建设工程文件跟踪服务管理平台在使用过程中的问题和措施。
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伴随网络在现代社会城市中的全覆盖，互联网+信息技术已经成功渗透进人们生产生活中的各行各业，而建设工程文件在城建档案的接收也开始利用互联网线上传输的优势进行创新和升级，利用线上跟踪服务平台可以切实方便企业和群众，做到足不出户就可以完成基本档案的接收需求，并且可以实现在工程建设进程中的随时监管，将工程从始到终形成的资料得以全部上传保留，以此可以使电子形式档案、声像形式档案、纸质形式档案等所有方式的档案全部收录，完成全周期的跟踪服务。将之前繁琐复杂的档案收录工作简单化、完整化，以便于更好地服务于人民大众。
一、在线接收档案的迫切性
现如今，工程项目数量的与日俱增和规模的愈加扩大使得档案收集整理工作正在面临着前所未有的挑战和压力。首先是纸质形式档案的收集，因伴随项目规模的加大纸质档案也会开始大幅度扩充，数量更会逐渐攀升，导致档案存放的位置空间越来越少，而有些工程档案需要存放几十年甚至更加久远，因此纸质档案的存放空间问题亟待解决。而因为纸张材质档案的特殊性，其对保存空间的要求更加严格，例如温度、湿度等都需要明确规定，以此保证纸质档案保存的完整性和良好性[1]。基于此，就要求当地政府给予更多政策扶持，建设更多档案库房，以备使用。
但是在建设档案库房期间，不但增加了其运行成本，还有工程建设项目的周期相对较长，在这样的长周期时间内免不了人员的变动和调剂，而档案存放的空间是固定有限的，存放条件和人员的不仔细都会造成文件档案的丢失或者损坏。在工程结束验收时如果因为档案的缺失或者不完整影响工程进度，将会带来严重的后果。最后一种情况即是所有档案在工程竣工后一次性的转交给档案馆，因为工程建设项目规模较大，资料相对较多较繁琐，档案的管理人员在短时间内需要完成审核，这不仅无法在短时间内及时完成工作任务，还给审核人员增加了工作量。
二、建设工程文件的重要性
建设工程文件即是在工程建筑过程中形成的各种各样的信息记录，此类文件可包括工程在准备阶段的文件、监理方面的文件、施工所有过程的文件以及竣工之后的验收文件等，这些文件不但承载着建设工程的真实进度和情况，还是建设现代建筑工程的现实成果。管理特点取决于工程特点，施工过程中任何一点纰漏都可能会是导致工程不合格的原因，这些建设工程文件存在的重要性即体现于此，以及建设过程中所有文件的出现都不是无用的，所以保护好档案文件具有十分重要的意义。
三、建设工程文件跟踪服务管理平台的基本现状
建设工程文件跟踪管理平台可以有效结合城建档案馆的空间建设以及工程施工企业的业务工作需求，可支持工程项目档案以电子文件的形式全程管理和收录，在此期间内可保证工程电子文件的可用性、真实性以及完整性等，并可以将项目工程内从开始形成档案到最后的归档利用，中间所有细节的工作需求一应俱全[2]。此跟踪服务平台的搭建成功可使得建设工程主体单位做到无距离对接和资源共享，在实现了工程档案资料的规范化和标准化的同时，也做到了建设工程所有过程中的配合控制以及全程服务，建筑工程建设的同时工程资料同步形成上传，以此做到随时生成文件、发布文件等。
在此工作模式中将业务指导工作进行前置，并将其纳入为全程，可以伴随工程进度同步指导如何档案的收录整理，做到一次完结，无需事后加班整理，浪费人力物力，也可以使相关工作人员节省工作时间和工作精力[3]。另外，将承建单位、施工单位、监理单位三方企业全部整合纳入系统管理平台中进行跟踪式服务，三方企业按照自身工作职责整理相关资料，各司其职，及时完成工作的上传和收录，以此实现了对工程文件的全程负责和控制，也实施了全面管理，对工程文件的保护程度也更加完整齐备。
四、建设工程文件跟踪服务管理平台建设的意义
(一) 工作效率方面
对工程档案资料和已经上传的电子文件档案在网络管理平台上进行审核，使之在工程完工之前进行预收，以此做到对建设工程项目所有档案形式的前端控制，和以往传统的人工收录整理方式相比，具有显著的效果，无论是从收集、著录等来说，都是传统人工方式无法比拟的[4]。不但切实提高了工作效率，减轻了档案人员的工作压力，还增强了建设工程文件的真实性、完整性和有效性，使得重要文件出现丢失损坏等情况的发生率大大降低。
(二) 全周期监管功能方面
线上跟踪管理服务系统，使得业务指导工作被纳入工程建设的全进程中，对建筑工程文件资料的全程及时跟踪管理、预审，对承建、施工、监理三家企业单位的全程指导和服务，做到真正意义上的对工程文件的前端控制和无死角的管理把控，简单来说，即是由以往传统的被动审核方式转变为主动跟踪服务模式，大大提高了对工程文件质量方面的工作效率。
(三) 在便捷企业和群众方面
此跟踪服务的平台核心技术来源于互联网+技术的支持，在如今网络信息极度发达的时代，对于工程项目内资料员任何的疑问和答案，或者文件资料的审核进度以及结果，都可以在此跟踪管理平台上找到根本解答，做到一站式全程服务[5]。将一切复杂的形式简单明了地作用于网络，对于群众的查阅或者相关单位的调查都是更加直接且直观的。
(四) 文件信息安全方面
对于涉密的建设项目档案不进行明示和上线，电子档案管理中心的安全也是通过由专业技术人员进行加密隔离的，对建设电子档案设有专供通道，对于其定期的备份也是具有标准要求的，对转存保管和异地备份进行相互结合。其中包括了硬件、软件等安全措施的选用，再加之一切具有管理手段和防范意识，能够在百分之百的程度上保护线上已经归档的电子文件的安全。
五、建设工程文件跟踪服务管理平台使用过程中的问题和措施
(一) 平台使用过程中出现的问题
第一，企业严重缺乏具有一定能力水平的专业工程资料人员。数字化的档案管理需要相关专业管理人才的配备，而现在企业的相关档案工作人员素质参差不齐。在线跟踪服务平台的基底是来自于网络技术的支持，要求档案管理人员不但要具有一定的科学知识储备、懂得计算机的操作方法、档案数字化知识，还要具备一定程度的档案编研和管理收录等多学科的综合技术能力，这样的档案管理人才才能在平台的跟踪服务中跟上节奏[6]。而且任何企业都存在人才流动，人员工作不稳定等情况，严重者更会造成人手短缺和暂时工作无法开展的严重现象。这就更需要全面人才的聘用，在突发情况下可以起到填补人员岗位空缺的作用，给企业空缺岗位人才聘用起到缓冲作用，减少企业损失。
第二，企业缺少相关数字化设备，企业在前期的档案整理简单来说就是数字化整理的过程，必须有数字化设备的配合录入，但是目前有众多企业因为资金问题的掣肘并没有将数字化设备的采购重视起来，往往只配备了最基础的办公设备，使得档案数字化进程被搁置，这也是目前造成档案数字化无法实现的最根本原因。
第三，企业缺乏严格标准的档案管理制度，企业在工程建设中没有一定的制度作为原则制约，在档案管理、人员组织、整理收录、审核归档等一系列工作流程中也没有独立的落实机制，没有将所有工作责任落实到个人，这使得众多工作人员存在侥幸和滥竽充数的心理，很难在日常工作中精准完成工作任务，在工作协调上也很难实现档案的顺利整理等。第四，企业对新鲜事物具有排斥心理，首先众多企业会认为档案的收集管理只是简单的归档收置，对以后工作的开展没有多少利用价值，在网络跟踪服务平台上线后，很多企业依然采用传统档案收集办法，这在一定程度上阻碍了新时代产物的推广和使用。
(二) 相应的措施
一是要积极开展服务平台开启使用的宣传工作，可将启用通知以邮件或者信息的方式发送到各大企业的邮箱，并在多媒体和自媒体传播超级广泛的平台进行悬挂，对省市重点工程进行下基层现场指导使用等[7]。还要对企业的负责人及相关岗位员工进行理念更新和传播，深入讲述档案工作在未来的发展和走向，使得企业在知晓发展前景的基础下认可新鲜事物，做到与时俱进。二是对企业相关资料员进行一定周期的培训，为资料员提供学习平台和跟踪服务平台的操作说明指南，针对档案数字化、档案收录整理、档案大数据和网络平台的操作等内容要定期开展考核，以此提高企业从业人员的专业知识储备，以保证从业人员在时代社会发展的洪流中不被淘汰。
六、结语
互联网时代的到来给所有行业制造了平等发展的机会，要切实利用时代发展和互联网创新的东风，结合互联网信息技术把档案管理工作的效率提高上来，以此为契机把档案管理工作带入一个新的台阶，为企业和人民群众提供一个更加安全、高效、便捷的服务平台。
参考文献:
[1]赵富学.基于信息集成服务的少数民族体育非遗资源档案数字化平台建设研究[J].贵州民族研究,2019,40(1):126~130
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[3]陈兴,张红丹.夯实工作基础,规范业务建设—―做好杭州钱塘新区档案工作的若干思考[J].浙江档案,2019,9:46~47
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[5]王静,辛玉明.高校档案服务平台构建方案研究与实践——以吉林大学档案综合服务平台建设为例[J].情报科学,2019,9:62~65
[6]高娃,石伟.探究教学管理信息化建设中的逻辑关系的严密性——以上海城建职业学院为例[J].福建茶叶,2020,3:218~221
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文章来源：刘珈妤.建设工程文件跟踪管理服务平台在城建档案接收中的应用研究[J].产业与科技论坛,2021,20(15):212-213.
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期刊名称：城建档案
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主管单位：中华人民共和国住房和城乡建设部
主办单位：中国城市科学研究会城建档案信息专业委员会
出版地方：北京
专业分类：档案
国际刊号：1674-0289
国内刊号：11-3484/TU
邮发代号：80-923
创刊时间：1993年
发行周期：月刊
期刊开本：大16开
见刊时间：7-9个月
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2021-07-30
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