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危化企业档案管理标准化建设的具体措施

2023-07-25 62 上传者：管理员

摘要：档案管理工作的规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节，其对企业的重要性不言而喻，不仅能保存企业的重要资料，也方便企业人力资源管理部门合理进行人事安排，危化企业在日常生产过程中涉及到各种类型的危险化学品，尤其是化工、制药等相关企业，出现火灾、爆炸等恶性事故的概率较大，容易使作业人员生命受到威胁，并使企业遭受损失。因此，需紧紧围绕企业中心工作和重点工作任务，对其加强档案管理工作，持续提升档案管理标准化、制度化、规范化水平。

关键词：
企业档案管理工作
危化企业
档案信息
档案资源
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在新时代背景下，档案管理工作是否规范、标准，直接影响到企业未来的发展，因此，相关档案管理工作人员应高度重视危化企业的档案管理工作，准确把握当前危化企业档案管理工作的发展趋势，对现阶段危化企业档案管理工作中暴露的问题予以准确剖析，通过不断优化和改进，创建标准、规范的档案管理制度，从而提升危化企业档案管理标准化建设水平。

1、危化企业档案管理工作流程

参照危化企业中现有的档案管理模式开展工作，在进行档案管理工作时，需遵守一定的流程，如图1。在正式工作前，应组织档案管理工作人员参加培训，以提升其专业技能和工作水平，加强责任意识，了解公司企业文化，提高员工对于档案管理工作的重视度，同时，提高信息化水平，利用互联网平台对资源进行共享，注重提升工作人员的计算机水平。

图1档案管理工作流程图

通过图1可以看出，档案管理工作涉及的环节比较多，譬如有收集、归档、鉴定等。管理人员需先收集企业的全部档案信息，并对其进行统计，在收集过程中可多次反复采集，以确保档案资料完整；接着严格鉴定上一步获得的档案信息，核对信息是否失真，从而确保档案信息足够真实，对鉴定完毕的档案信息予以类型划分，通常分为科技档案、文书档案、合同档案、印章档案等。同时，对类别一致的档案实施分组整理，对每一类目下的档案编码进行排列，编码时一般依据档案的时间来排列，也可依据档案的保密程度对文件、图表还有页数加以排列，在进行档案管理时归档是最关键的，也是复杂系数最高的一个环节，在该环节，要求比较严格，必须达到完整性、精准性还有真实性。如非档案管理人员想调用档案，必须要严格按照借阅流程进行，即准确登记借阅人的相关信息、借阅档案的内容概要信息以及借阅时间等，同时严格规定借阅时间，如果未按时返还档案，档案管理人员有权追回档案并强行终止借阅。普通文件通常需要保存纸质版和电子版两种，机密文件则需在保密的前提下单独备份，储存于档案信息库内。

2、危化企业档案管理标准化建设存在的问题

2.1档案管理制度不健全，管理手段不够规范

现阶段，大多数危化企业还未创建规范、科学的管理制度，导致其档案管理标准化程度不够，比较混乱。虽然这几年计算机技术的普及和发展给档案管理工作带来许多先进的技术和手段，但还不能够很好地普及。传统的档案管理以人工操作为主，这一管理方式的缺点是工作任务重、效率低下，失误率高，例如，缺乏标准宗卷外观规定，有些宗卷整理不够详细，缺乏页码，给归档工作造成一定困难。另外，对案卷归纳时没有一个统一的标准，使得部分宗卷缺乏标题或题目不完整。或者工作过程中过于强调档案的保密性，造成部分档案被长久搁置于保密架，未得到合理的利用，致使档案未发挥应有的作用。

2.2档案基础设施差

一是馆库条件有待改善，档案库房库存容量并不大，将档案库房和办公用品库房合二为一，且档案库房安全保管设施有待完善，达不到档案保管的相关“八防”要求，由于认识不到位，档案保管条件差，忽视了档案服务功能的开发，使得档案管理工作标准化程度不高。

二是缺少档案信息化建设的相关设备及软件系统。企业档案管理部门在档案信息化建设方面投入的比较少，相关信息化设备更新升级不及时，减缓了危化企业档案管理的信息化建设进度。另外，在信息化建设过程中，需要获得相关信息技术的支持，这就需要投入大量的资金。现阶段，大部分危化企业将更多的资金用于其他方面，由此造成档案管理的信息化建设严重滞后。

2.3档案管理人员整体素质和专业水平参差不齐

因为企业忽视了档案管理工作的重要性，对档案管理工作不够重视，致使档案管理工作无章可循，工作人员的整体素质与专业水平良莠不齐，一些档案管理工作人员的档案管理专业水平过低，不具备扎实的理论基础，缺乏丰富的工作经验，且缺乏学习与培训，对档案管理人员的培训教育没能纳入计划，这与档案管理工作岗位的具体要求相差甚远，标准化程度较低。因此，严重降低了档案管理工作的整体效率和整体质量，除此之外，部分档案管理工作人员虽积累了一定的工作经验，但因为长时间使用传统的档案管理模式，所以无法在短时间内熟练掌握新的档案管理方式，对于信息化档案管理持有抵触态度，从而减缓企业信息化档案管理的建设进度，使档案标准化建设标准管理工作难以突破。

2.4档案信息化严重滞后

2020年，新颁布的《档案法》中针对档案信息化建设进行了规定，这意味着档案信息化建设已上升至法律层面。该法典中明确规定了电子档案的合法性，同时针对电子档案的创建与使用也进行了详细的规定，这说明对档案信息化建设的相关要求越发严格。但是，在现阶段，企业因为经费紧张抑或是信息化人才不足，导致档案信息化建设停滞不前，档案的借阅依然沿用传统人工查阅的方式进行。存在大量的企业档案管理信息化水平达不到要求、规模小、标准化程度低、未引进先进而完善的信息化系统，其采用的档案管理方式相对落后，无法保障国有企业档案信息资源有的价值，影响了档案管理的标准化建设。当前，企业现虽已创建了档案管理信息系统，但没有和办公自动化系统及其他各类业务系统间形成有机的结合，其应有的功能未被充分发挥出来。

3、危化企业档案管理标准化建设的具体措施

3.1加强对档案工作的重视，建立健全组织体系

做好档案管理标准化，不但有利于档案的科学管理，更是实现档案工作现代化的重要的环节，标准化工作是实现档案管理现代化的前提和基础。在危化企业档案工作中，应当加大档案管理标准化的宣传力度，建立标准化建档的理念，切实把档案工作抓紧、抓实、抓好。领导班子应重视档案管理工作，加强对企业档案工作的组织领导，成立档案工作领导小组，明确档案工作领导小组成员、办公室成员、公司档案工作网络管理，以及其工作职责，形成了上下联动、统一高效的档案工作组织领导体系。不断扩大《档案法》和《档案法实施办法》等相关法律法规的宣传范围，建立符合各部门特点和档案管理要求的管理制度。创建完善的危化品管理档案，针对供应商及危化品的日常安全管理予以进一步强化，为员工组织安全培训，第一时间上报安全隐患和安全事故，细化安全管理工作，使档案管理人员在树立安全意识和责任意识，通过日常工作的浸润，真正落实属地管理、形成人人参与的局面。要强化系统思维意识，树立档案处理工作规范化、标准化的思想，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

3.2为标准化建设提供软硬件保障

按照档案设施设备管理的要求，配备档案柜、光盘柜、底图柜、灭火器材、摄像头设备、防盗门、防磁柜、除湿机、温湿度监控设备、档案消毒柜、除尘器等硬件设备，要求库房坚固且必须具有良好的抗震、防盗、防火、防水、防潮功能。企业的年度财务预算必须确保在安全生产方面投入充足的资金，以促进安全管理的研发，确保安全生产设备定期接受维保与升级，进一步优化企业安全生态实时监控和预警预报体系，进行更加高效的标准化档案管理工作。在企业档案管理方面投入足够的资金，各级部门必须依据档案法律法规，将档案工作的经费开支纳入预算中，加强对档案室等基础设施的全面创建，优化档案管理工作环境，采购先进的档案管理设备，提高档案管理的工作效率和科技水平。危化企业要强化档案信息化建设，可使用OA公文管理系统和紫光档案管理软件，以实现公文处理与档案归档的无缝对接。档案管理通过实现信息化，进一步完善规范化，需要档案管理工作不断从传统的管理方式向信息化转变。另外，规范公司档案管理，危化企业应明确企业档案的分类标准以及不同类目档案的归档制度，确保档案管理各项工作有章可循、有据可依，有效引领和保障了档案管理标准化建设。

3.3强化档案管理人才队伍建设

首先，企业应明确档案管理工作牵头指导部门，各部门、所属子企业明确专兼职人员参与搭档管理工作，打造一支以专职档案员为主，各部门和子企业兼职档案员为辅的档案工作队伍。专职档案员全面负责档案管理工作，兼职档案员协同落实本部门的档案管理工作。加大档案管理工作人员的培训力度，可以给其举办一些专业性的讲座，请一些比较有经验的专家进行培训和教学，通过一对一指导，现场实操示范、网络平台信息分享交流等方式，加强了档案工作人员的职业素质和业务能力。通过入职培训、实地观摩、互相交流以及定期考核等活动，创建交流、学习平台，加快档案人才队伍建设。除此之外，注重实践锻炼，最大程度地调动档案管理人员的工作热情。

其次，对企业档案管理人员开展职业道德培训，使其认识到自身工作的保密性，不会将相关保密信息泄露出去，防止出现借档案资料谋取私利的情况。因此，作为档案管理人员必须要具备高尚的职业道德，树立牢固的责任意识。唯有如此，方可确保档案工作可以高质量开展。

最后，定期对企业档案管理人员进行考核，对其专业水平及工作成果进行审核和评价，由评审结果来决定是给予奖励还是惩罚，使业务水平高、职业道德好的管理人员获得肯定与鼓励，反之，便会受到惩罚。通过奖惩机制的优化，使管理人员的工作效率得以大幅度提高，帮助其树立牢固的责任意识，主动追求自我提升，使档案管理工作朝着高效化、健康化的方向发展。

3.4强化档案资源使用管理

依托大数据、互联网技术实现数据共享，通过档案系统提升档案信息共享度，使档案管理和查询工作效率得以提升，并将电子档案便利化这一优势发挥出来。所以，持续优化和创新档案资源的管理体系具有重要意义，这样可以快速适应时代的发展。企业不断提升办公自动化软件的档案管理功能，将档案作为公文流转全过程的重要一环，按照“双套制”管理要求，对重要电子文件进行全流程记录，确保电子档案和纸质档案实现同步归档。一个健全的档案管理体系理当把企业档案资料的搜集、鉴定、分类、归档等所有环节都协调好，以推动企业实施规范化的档案管理，进而最大程度地发挥档案对企业文化的影响力，促进企业实现健康化、可持续化发展。另外，还应注意紧跟企业的发展步伐，持续更新档案管理的内容，合理利用档案库存，扩充档案库存量，按照业务要求对企业的档案资料进行全面的收集，并对其进行梳理和优化，以保证档案能够及时为企业服务。

4、结语

危化企业安全生产事故较易出现事故，危害档案安全，在日常生产过程中，应树立“安全生产、人人有责”的安全意识，加强对档案管理工作标准化的重视，建立健全组织体系，为标准化建设提供软硬件保障，同时强化档案管理人才队伍建设和档案资源使用管理，积极总结标准化建设的成效，在反思与总结经验中，不断提升档案管理标准化建设水平，确保企业的稳定发展。

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文章来源：任雯靖.提升危化企业档案管理标准化的措施[J].大众标准化,2023,No.398(14):7-9.