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高校在线办公背景下电子文件归档的策略创新与风险防控

2025-02-08 135 上传者：管理员

摘要：数字化时代背景下，在线办公在高校得以广泛应用并持续深化，海量异构电子文件的规范化归档管理面临新的机遇与挑战。在梳理高校电子文件归档发展现状和面临的主要问题的基础上，提出基于价值、资源、策略、流程四个全局观的归档宏观策略，并就技术、管理、安全、法律等方面的风险因素及其防控对策进行深入分析，进而构建出全面的电子文件归档风险管控体系，以期为新时期高校电子文件规范化、标准化归档和集约化、智能化管理提供理论指导和实践参考。

关键词：
信息技术
在线办公
大数据
风险防控
高校电子文件
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随着以大数据､人工智能､移动互联网､云计算等为代表的新一代信息技术在各领域的快速推广与应用,我国进入了数字化转型的新阶段｡全社会广泛采用在线办公等数字化办公模式,高校在线办公成为新常态｡在线办公使高校业务活动产生的电子文件类型和形态日益复杂多样化,呈现出多源多态并存的新格局,传统的高校电子文件归档管理模式难以适应新形势的需求,亟须在新的技术环境下进行理念更新和策略创新,以实现电子文件的规范化､标准化归档,防范并化解潜在的归档风险｡

从学术研究现状来看,当前学界对电子文件归档的研究已取得了一定进展｡有学者分析了组织机构视角下业务系统电子文件归档存在的主要问题,提出了应树立顶层设计､分类推进､数据资产管理､协同治理的归档理念[1]｡还有学者提出了宏观集中管控与微观工具集成相结合的业务系统文件归档策略｡这些研究成果为高校电子文件归档管理提供了重要启示,但鲜有研究聚焦高校在线办公这一特定语境下电子文件归档存在的新情况与新问题｡高校电子文件在内容类型､数量规模､形成方式等方面均呈现出新的特点,传统的电子文件归档范围､归档质量把控､归档方式路径等已难以完全适应,亟须进一步创新归档策略,防控归档风险｡基于上述背景和问题,本文拟在梳理高校在线办公背景下电子文件归档的发展现状,研究分析了其面临的主要问题与风险,探索创新的归档策略,并提出风险防控对策,以期为新时期高校电子文件规范化､标准化归档和集约化､智能化管理提供理论指导和实践参考｡

1、高校在线办公背景下电子文件归档的现状分析

1.1 在线办公催生电子文件归档新态势

大数据背景下,在线办公在高校得到普遍应用并持续深化｡在线办公提高了高校教学､科研､管理等业务活动的连续性和便捷性,实现了空间的延伸和时间的拓展,正成为高校改进管理服务模式､提升信息化治理能力的重要抓手｡与此同时,在线办公也使高校业务活动产生的电子文件类型更多样､数量更庞大､形成方式更分散,数字形态的各类文件与传统载体文件混合并存,呈现出多源多态的特点｡面对在线办公带来的电子文件快速增长的态势,高校电子文件归档工作迫切需要创新理念和方法｡虽然不少高校建立了数字档案室,开展了电子文件的采集和管理,但大多局限于对非结构化的文书类电子文件进行事后的被动归档[2]｡这种做法难以充分吸纳在线办公环境下形成的海量业务数据,也难以将分散在各业务系统中的结构化数据信息纳入统一的归档管理视野｡

1.2 多重因素制约电子文件规范化归档

当前,高校电子文件在归档过程中面临着一些亟待解决的现实问题｡一方面,归档范围难以周延｡高校电子文件呈现出多源性､异构性､碎片化等特点,不同业务部门､不同业务系统所形成的电子文件在内容､格式､媒体类型等方面差异显著｡传统的归档范围界定大多针对非结构化的文书档案,对于结构化､半结构化的数据档案,尚未形成科学､细化的划分标准,致使大量具有保存价值的原生性电子文件游离于归档管理之外｡另一方面,部分高校业务部门和管理人员的归档意识不强,对电子文件的管理和利用价值认知有限｡高校档案部门虽然有规划指导､监督考核的管理责任,但实施的手段方式仍比较单一,难以有效调动业务部门的积极性｡

1.3 创新归档管理模式势在必行

在数字化时代加速演进､在线办公成为高校工作新常态的大背景下,创新高校电子文件归档管理模式已成为顺应时代发展､提升高校治理能力和管理服务水平的必然选择｡“十四五”时期是加快教育现代化建设､实现高等教育内涵式高质量发展的关键阶段,加强电子文件归档管理是夯实高校数字化转型的基础性工程｡从国家政策导向来看,加快电子文件归档体系和能力现代化已成为新时期档案事业发展的重点任务｡基于“互联网+”､大数据等新一代信息技术,积极探索高校电子文件归档的新思路､新模式,既是落实国家政策要求的具体举措,又是高校主动作为､加快数字化转型的现实需要｡

2、基于全局观的高校电子文件归档策略创新探索

2.1 树立价值全局观,提升电子文件归档业务反哺能力

面对在线办公带来的电子文件归档新态势和新任务,高校必须树立电子文件归档管理的价值全局观,充分认识到电子文件归档不仅具有保存电子文件原貌､延续数字记忆的基础性价值,而且应在支撑高校核心业务､提升信息化治理能力等方面发挥重要作用｡高校电子文件记录了高校教学､科研､管理､服务等各项工作的真实状态,蕴含了丰富的经验知识,通过对归档电子文件的深度整合和创新利用,可以集成支持教学诊改､推动科研创新､优化行政管理的专题数据库或知识库,为高校的重大决策部署提供参考依据[3]｡这就要求高校档案部门转变观念,树立“大档案”､大数据思维,创新工作手段,与业务部门加强协作配合,共同探讨电子文件归档的应用场景和价值转化路径｡

2.2 明确资源全局观,实现多源多态电子文件集中归档

高校电子文件呈现出来源多样､形式复杂､多态并存的特点,面对海量异构电子文件,如何实现规范化､集中化管理是一大难题｡对此,必须确立电子文件归档的资源全局观,即立足学校全局,对分散在各部门､各系统的电子文件进行全面系统的梳理,并在此基础上制定周延细致的归档范围和统一规范的著录标准,将多源异构的电子文件有机地集成到统一的档案管理框架中｡一方面,要对电子文件资源进行科学分类,制定兼顾共性和个性的分类方案｡另一方面,要对不同来源､不同形态的电子文件,分门别类地制定归档标准,细化实施路径,既要最大限度地吸纳各类电子文件,又要结合不同电子文件的管理利用特点分类施策｡

2.3 践行策略全局观,满足多样化归档需求

不同的电子文件具有不同的内容特点､管理要求和保存利用价值,因此高校要树立电子文件归档的“策略全局观”,即根据不同电子文件的业务属性和技术特征,实施差异化的归档策略,满足电子文件多样化的归档需求｡对于内容稳定､格式规范､对原生环境依赖程度低的电子文件,如办公室的公文材料,可及时归档,确保机构记忆的连续､完整;而对于动态更新频率高､数据容量大､与原系统关联紧密的专业数据库,如科研实验数据则可采取定期归档或阶段性归档方式,在数据相对稳定后启动归档,同时采取技术手段对其原生环境进行镜像保存;对于即时通信､网络舆情等非结构化数据信息,则要采取智能化手段,通过元数据标引､主题建模､情感分析等技术,提炼其中的关键信息要素纳入归档范畴｡

2.4 贯彻流程全局观,支撑电子文件全生命周期管理

电子文件归档不仅是一个结果,而且是一个持续动态的过程,这就要求高校必须树立“流程全局观”,即着眼于电子文件从形成､积累､鉴定､整理至长期保存的全生命周期过程,统筹兼顾,前后贯通,实现对各个业务环节的规范管理和无缝衔接｡这就需要将档案管理理念和要求嵌入电子文件形成的源头,将档案工作前移,实现事前预防和过程控制[4]｡在电子文件形成之初即进行分类编号,嵌入档案元数据,提高电子文件的归档质量和可管理性;在业务系统的升级改造中,充分吸收档案功能需求,预置档案接口,为电子文件的规范归档创造条件;建立归档文件异地容灾备份机制,定期开展数据安全评估,提高电子档案的安全性和可靠性｡

3、高校电子文件归档的风险因素分析与防控对策

3.1 技术风险的识别与防控

随着高校数字化办公进程的加快,电子文件日益成为高校的重要信息资产｡但与此同时,电子文件归档也面临着诸多技术风险和隐患,可能直接影响归档工作的安全性和可靠性｡归档技术风险主要源于电子文件的虚拟性､易变性等数字对象的特性,如存储载体损坏､软硬件更新换代､病毒入侵､系统故障等都可能导致电子文件的失真､丢失或无法访问｡对此,高校必须高度重视并认真评估电子文件归档的技术风险,采取有效措施加以防范化解｡除了加强电子文件归档的顶层设计和技术规划,还需要强化归档系统运维管理,完善故障防范与应急处理预案,定期开展归档系统健康状况体检,及时发现并消除安全隐患｡同时,建立异地灾备､冷备份等机制,提高电子档案存储的安全性､可靠性｡此外,还要加强对归档文件本体及载体的质量监管,采用符合长期保存要求的文件格式与存储介质｡

3.2 管理风险的识别与防控

考虑到主体多､环节多､时间跨度大等因素,高校电子文件归档面临诸多管理风险和挑战｡管理风险主要指制度不健全､机制不完善､流程不规范､人员不到位等因素引发的归档质量和效率问题｡在以在线办公为主要工作方式的数字化时代,高校电子文件呈现出分布广､数量大､形式多等特点,仅靠档案部门“单打独斗”已难以实现规范化､集约化管理｡因此,高校必须高度重视管理风险防控,完善工作机制,优化业务流程｡首先,要加强电子文件归档的统筹谋划和顶层设计,制定系统完备､科学合理的工作方案,为电子文件的归档工作提供基本遵循｡其次,要明晰责权边界,理顺工作机制,建立“档案部门牵头､相关部门各负其责”的工作格局,形成分工明确､密切配合的协同机制｡再次,要创新工作理念,将档案管理前移,嵌入业务流程,促进事前预防､过程控制､事后监管的闭环管理,实现电子文件归档管理科学化､精细化､高效化｡

3.3 安全风险的识别与防控

由于高校电子文件可能涉及国家秘密､商业机密､个人隐私等敏感信息,稍有疏忽便可能酿成严重后果｡在复杂多变的网络环境中,电子文件归档面临的信息安全风险日益凸显,主要表现为非法访问和篡改､信息泄露､数据丢失等｡信息安全风险关乎电子档案事业的健康发展,甚至关系到国家利益和社会稳定｡高校必须强化安全风险意识,健全安全管理体系,严密安全技术防线,筑牢电子文件归档的安全防护网｡通过制定电子文件归档的信息安全管理制度,明确安全目标､职责分工和奖惩机制,将信息安全融入日常管理全过程｡同时,根据电子文件的安全等级,采取相应的管理措施｡此外,加强归档系统安全防护,落实身份认证､访问控制､安全审计等技术手段,提升系统抵御网络攻击和非法入侵的能力｡

3.4 法律风险的识别与防控

在大力推进依法治校的今天,高校电子文件归档必须注重防范和化解法律风险｡然而,现行的档案法律法规主要是针对传统纸质文件,对电子文件尤其是新兴的社交媒体､即时通信等电子记录的归档和法律效力界定还不够明确｡电子签名､电子证据的可信性和法律效力是高校不得不面对的重大法律风险｡数字版权也是高校电子文件归档需要关注的法律风险点｡为此,高校必须加强法律风险防控,在电子文件形成､管理､利用的过程中严格依法依规办事｡一方面,要加强档案法律体系建设,促进档案立法与时俱进,及时跟进电子文件管理的新情况新问题,用法治思维和法治方式推进电子文件归档工作规范化｡另一方面,要强化电子文件真实性管理,在归档时采用电子签名､电子印章､时间戳等技术手段对电子文件进行认证,确保在法律事务中的证明效力,进而推动高校治理体系和治理能力现代化｡

参考文献:

[1]郭硕楠,吴建华.中国电子文件归档变迁及其规律初探:基于政策文本和研究文献的双重视角[J].档案学通讯,2023(4):30-38.

[2]杨茜茜,吴硕娜.面向数据化的电子文件单套归档实施路径研究[J].山西档案,2022(2):114-124.

[3]李爱华.大数据时代高校电子档案管理创新研究[J].档案管理,2020(2):82-83.

[4]林琳.政务电子文件归档管理问题与对策研究[J].山西档案,2020(3):159-164.

文章来源:尹超.高校在线办公背景下电子文件归档的策略创新与风险防控[J].山西档案,2025,(02):168-171.