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高职院校财务档案精细化管理的有效策略

2021-07-31 116 上传者：管理员

摘要：财务档案管理是高职院校稳步发展的后备力量，受新教育改革的影响，现代化财务管理模式逐步代替传统管理模式，建立标准化、专业化财务管理制度，是新时期高职院校财务管理高效应用的重要保障。精细化管理模式作为一种新兴管理理念，在强调转变高校管理思维的同时，加强管理队伍建设。将其应用于高职财务档案管理中，可达到提高财务档案利用率、激发管理人员工作积极性以及降低资金成本投入的效果，对于实现高职院校财务科学管理具有重要意义。

关键词：
档案管理
精细化管理
财务档案
财务管理
高职院校
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随着我国高等教育不断发展，建立具有自身特色的高校财务档案管理模式，是推进高职院校改革发展的重要保障。传统财务档案工作管理中，因管理人员意识薄弱、管理观念较为落后，导致财务相关信息数据精准性不能得到保证，严重影响了财务管理质量[1]。因此，高职院校若想在竞争日趋激烈的社会中立足，转变财务档案管理模式至关重要。可有效减少成本投入、降低资源消耗的精细化管理模式，因其能很好地适应社会发展被广泛应用在各个教育领域。

一、精细化财务管理的概念以及目的

精细化管理是以常规管理为基础，对社会各部分工作质量进行精密细分的文化和理念。通过将常规管理向更深入的管理模式和方向引导，从而最大限度地将在进行常规管理工作过程中，消耗的资源以及人才成本降低，为财务管理现代化的实现奠定坚实的基础。在进行财务管理工作时，以规范化为前提条件、专业化作为保证手段、资料数据化为标准以及信息现代化为后备力量，培养专业素质较高的专业管理人才，对社会提出的要求能够很好地满足，从而获取更高的利润收益。开展精细化管理就是将财务系统内部任务进行详细区分，将工作岗位以及工作流程精密划分成最低限度的单元组织，加强每个单元之间交流连接，发挥每个单元组织最大的价值[2]。将财务档案的管理具体化落实到实处，制定规范财务活动的各个岗位、各项内容以及每个具体环节的工作流程，使财务活动的价值能够得到完全充分地发挥出来，利于高收益、高效率的目的能够得以实现。

二、高职院校财务档案管理现存问题

(一) 信息化管理制度不完善

由于我国对于信息化技术在应用上的认知还不是很全面，使得高职院校在进行财务档案管理信息化体系过程中后备力量较为缺乏，导致财务相关资料数据不能得到及时管理保存，未进行专业化分类增加查找时工作量，增加了财务工作者对于所需财务相关信息的查找困难程度，降低了工作效率。财务相关部门在对财务信息进行归档时，由于管理制度创建不够完善，导致财务档案存档的有效性较短。

(二) 财务数据衔接不当

高职院校在进行财务档案管理过程中应用大数据系统进行处理，虽然避免了以往财务管理人员大量体力劳动，但由于财务管理人员在信息技术上熟练使用度相对较弱，在进行管理操作时，完成的管理工作不符合财务管理标准，录入的财务相关信息数据完整性以及精准性不能得到保证，致使对后期完善财务档案时所需相关数据不能加以提供，使得财务档案内容缺乏，降低了可参考价值。因此，不仅增加了没必要的人力成本消耗，还降低了财务数据的利用率。

(三) 财务管理观念落后

高职院校在进行财务档案管理工作时，由于没有较为完善管理机制约束，致使财务信息实际管理理念较为匮乏。高职院校财务部门对于财务数据的管理以及现代化信息技术的使用上重视程度较低，没有建立较好的与时俱进的现代化财务档案管理及储存方法，导致现代化电子信息数据体系在进行管理上流程较为混乱[3]。此外，由于财务管理人员在进行财务信息收集过程中，没有进行认真仔细地核对查实，使得记录财务信息真实性出现偏颇，影响着财务档案管理工作顺利进展。同时部分财务部门没有专门档案保存室，只是将财务档案资料堆放在财务办公室。不能满足资料保存防水、防火、防潮以及防虫蛀等存放要求。同时纸张上书写的字迹与空气发生反应，长期以往，极易造成记录保存的档案纸张发生质变，导致档案中记录的信息易发生缺损，影响了档案自身作用的发挥。

(四) 基础管理设施较为陈旧

高职院校在开展财务管理工作过程中，由于自身投入资金有限，致使部分财务管理基础设施不能得到及时有效地检修或更新，在进行使用的过程中，由于较为落后陈旧设施，不能满足对于大量财务信息数据处理，导致财务管理工作进展较为缓慢，不能将财务数据进行有效的信息化转化，给使用者增加了使用难度。此外，长期未经检修财务管理设施内部零部件趋于老化，在进行财务信息数据处理过程中，极易造成财务信息数据丢失现象发生[4]。由于财务档案是财务信息最重要的来源媒介，因此，对于网络信息安全性地强化十分关键。高职院校在网络防护安全体系上存在一定漏洞，只是制定了相应安全防护措施方案，但在执行使用中体现较少，威胁着财务信息管理的安全性。

三、财务档案精细化管理策略

(一) 以信息化手段推进精细化管理

在互联网时代背景下，信息化技术在各个领域广泛地应用，将其应用在高职院校财务档案管理工作中，可加快财务信息处理速度，有助于提高财务管理工作质量。高职院校的财务档案管理工作，主要就是将校内日常工作运转中，所产生财务信息数据进行合理地收集、解析、归纳以及整合等操作过程。由于在此工作过程中，需整理财务信息数据量较大，需应用较为高效便捷的数据处理手段。精细化管理模式可有效地提高财务管理质量，高职院校为了使财务管理精细化水平能得以提升，应将信息现代化手段融合进财务档案管理工作中。

为使财务档案的真实准确性能够得到保证，应严密监控财务档案管理工作进展流程，使得财务管理的工作效率以及质量水平能够得以提升。此外，为使财务档案信息化管理系统能够进行统一标准化地建立，高职院校应加大资金投入力度，使进行财务管理工作的基础设施能够较为先进。使得财务信息资源能够得到共享，有助于高职院校中各个部门之间信息交流能更加便利，提高财务管理工作效率。

(二) 定期进行档案筛减

高职院校在进行内部设施以及财务信息数据清理筛查时，对于原有的财务档案进行处理整合，高职院校应根据有关部门规定，对于较为重要需永久进行存储的档案再次进行整合密封，对于失去保存价值的财务档案按照部门规定进行销毁。在进行财务档案销毁前，应对现有相关的财务管理机构制定档案销毁目录清单，将此清单送往校领导办公室，进行批准，在销毁清单上须有校领导人以及财务档案清理相关人员的签名，此销毁清单方可生效，可实施档案销毁工作。此外。对于需进行永久存储地财务档案，应从中抽取，进行单独统一存放，并将其进行详细记录，使档案筛查工作具有较高的严谨性。对于财务档案销毁以及保存的清单，也要加以良好地保存。高职院校还应在档案财务销毁工作结束后，将剩余的财务档案再次进行收集、分析、整理编号、归纳最后存储。

(三) 完善财务管理制度

在进行财务档案管理工作时，需制定相关的奖罚制度，对于发生财务档案管理不符合常规标准或档案内容泄露等不良事件时，应对相关的管理人员按规章制度给予一定程度地惩罚。同时，对于财务管理工作较为优秀的管理人员，应对其进行口头表扬及物质奖励，以此来鼓励管理人员更加认真地投入到财务档案管理工作中，还能激励其他工作人员积极工作。为了使标准化、科学化管理氛围能够得到更好地营造，应加强档案部门与财务部门之间地联系，打造全新档案管理理念。

将高新技术合理充分地应用在体育档案管理工作中，可使管理工作能够得到及时地更新，不断进行吸收先进知识、技术以及方法，确保体育信息的与时俱进性。此外，在开展财务档案管理工作时，应将档案管理任务分化成小的任务，落实到具体个人身上[5]。有助于在出现问题时，可顺利找到相应负责人，防止出现问题时相互推卸责任现象发生。为使财务档案管理工作能够顺地开展，学校领导管理层要明确自身监督管理责任，并认真履行，保证财务资料真实性能够得到提高。

(四) 加强档案管理人员专业培训

高职院校在开展财务档案管理工作过程中，占有主要地位的档案管理人员专业素质好坏对管理工作开展有直接影响。随着互联网信息现代化时代的到来，专业技能较强的人才成为档案管理工作中不可获取的重要部分。为顺应社会发展需求，高职院校在进行财务管理工作时，应加强对于档案管理人员地培养，提高管理人员的综合技能素质。由于财务档案管理工作具有较强专业性、保密性以及安全性，这就要求不仅要有良好的专机操作技能，对于其自身职业道德素养也有较高的要求。因此，学校应对管理人员进行针对性强、全面地培训。此外，为了使管理内部形成较为良好向上的竞争氛围，应引进高专业技能性人才，以此来激发出管理人员自主学习的积极性。管理人员在经过专业化地培训后，可增加对财务档案相关致使的了解，很好地意识到财务档案的重要性，有助于标准化、专业化以及科学化的财务管理工作能够得以实现，从而提高财务相关资料的利用效率。

四、结语

综上所述，将新兴的精细化管理理念，合理地应用到高职院校的财务档案管理工作中，可有效地推动财务管理工作能力现代化，提高了财务管理工作效率和质量，使高职院校的正常运转能够得到保障。建立财务档案信息化管理，可使大量的财务信息数据得以很好地完整地储存，保证财务信息的真实性。加强管理人员专业技能操作培训，培养网络技术以及信息技术兼具综合型档案管理人才，推进现代化管理进程，在临床上具有推广价值。

参考文献:

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