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药品检测实验室固定资产档案管理优化与实践探索

2025-08-26 26 上传者：管理员

摘要：药品检测实验室的固定资产档案管理关乎检测工作的精准性、合规性与可持续性。本文剖析当下管理存在的问题，从制度完善、流程优化、数字化转型、人员素质提升等多维度探索优化策略，并结合实际案例阐述实践成果，旨在为同类型实验室提供可借鉴的管理思路与方法，强化资产档案管理效能。

关键词：
优化探索
实验室固定资产
档案管理
检测设备
药品检测
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药品检测实验室犹如医药质量的“把关哨所”,在保障民众用药安全上举足轻重｡这类实验室往往汇聚大量高精尖的检测设备,这些固定资产构成实验室运作的硬件骨架｡而与之对应的固定资产档案,则是一份贯穿资产“生命历程”的详尽记录｡在药品检测领域,数据可靠性就是生命线,精准的检测结果倚仗设备稳定无误运行,而完备的固定资产档案恰是追溯设备性能､校准历史的关键依据[1]｡一旦档案缺失或混乱,检测数据的准确性便会遭受质疑,药品质量评定也随之失去稳固基石｡同时,实验室高效运转需要合理调配资源,精准的档案能辅助管理者知悉设备闲置情况,及时安排共享使用,避免资源浪费｡

1、药品检测实验室固定资产档案管理现存问题

1.1管理制度短板

在药品检测领域,法规动态更新是常态,旨在保障药品质量与公众用药安全｡然而,部分实验室的固定资产档案管理制度却未能跟上节奏,呈现出明显的滞后性｡现行制度多是基于过往的监管要求拟定,面对新出台的药品监管法规细则,存在诸多不匹配之处[2]｡以新型智能检测仪器为例,这类融合先进信息技术与精密检测功能的设备,在传统档案分类体系里找不到精准定位,档案管理人员缺乏清晰指引,往往只能凭经验处理,遗漏关键资料的情况时有发生｡此外,奖惩机制的缺失更是削弱了员工对档案管理工作的积极性与责任心｡档案管理工作烦琐又细致,却没有相应的激励措施来表彰那些认真负责､档案整理规范准确的员工,也没有惩处手段约束敷衍了事者｡长此以往,员工普遍将档案管理视为可有可无的附加任务,消极应对,导致整个固定资产档案管理体系缺乏活力与严谨性,无法发挥应有的保障作用,为后续实验室运营埋下隐患｡

1.2流程繁杂与不规范

资产采购开启了固定资产档案管理的首道程序,但在此环节,档案收集工作就已漏洞频出｡采购流程涉及多方沟通､多份文件生成,忙碌之中,采购人员常疏忽档案收集,使得合同､技术参数说明等关键资料散落各处,未能及时汇聚整理｡进入资产使用阶段,问题依旧严峻[3]｡日常维修记录､校准数据本应实时更新到档案中,可技术人员专注于实验任务,无暇顾及档案维护,数据录入严重滞后,让档案无法反映资产当下的真实状态｡资产转移､借用这类动态信息的记录更是混乱不堪,手写登记随意性大,字迹模糊､信息缺失现象常见,后续追踪资产流向如同大海捞针｡到了报废环节,风险进一步升级｡报废鉴定本应严谨科学,出具专业文件作为档案收尾,但实际操作时常省略这一步骤,档案销毁也毫无规范流程可言,随意丢弃或未经审批处理档案,全然不顾及合规性要求,给实验室固定资产档案管理的连贯性与合法性带来极大挑战｡

1.3数字化程度低

当下数字化浪潮席卷各行各业,药品检测实验室却仍有不少困于传统纸质档案管理模式｡手工翻阅查找档案,不仅效率奇低,还耗费大量人力成本｡面对堆积如山的档案卷宗,工作人员需逐本翻查,遇上紧急任务,宝贵时间就在这翻找中悄然流逝｡而电子档案方面,格式杂乱无章是一大弊病,PDF､Word､Excel等各式文档混用,不同设备､软件打开时,常出现排版错乱､数据丢失问题,难以整合分析｡实验室没有统一的数字化标准,各部门按自身习惯存储电子档案,使得数据兼容性差,无法实现高效关联查询｡更为严重的是,网络安全防护近乎空白,既未安装专业加密算法保障数据传输存储安全,也缺少防火墙抵御外部非法入侵,数据备份更是缺乏规划,一旦遭受病毒､黑客攻击,珍贵的固定资产档案数据将面临泄露､损毁风险,危及整个实验室的稳定运转与长期发展｡

1.4人员专业素养不足

在药品检测实验室固定资产档案管理体系里,人员专业素养不足是制约管理效能提升的关键短板｡档案管理人员作为档案工作的直接执行者,大多出身档案管理专业,对药品检测专业知识涉猎有限｡药品检测涉及复杂的化学分析､生物检验技术,与之对应的固定资产档案满是专业术语､精密技术参数｡当面对这类专业性极强的内容时,档案管理人员常常陷入困境,无法精准判别哪些信息是关键､需要重点留存,哪些可作次要处理,整理档案时难免错漏百出,大大降低档案质量｡技术人员作为固定资产的日常使用者,却普遍存在重实操､轻档案的观念偏差｡他们全身心地投入实验操作,一心追求检测数据的精准性,却将档案录入与维护工作抛诸脑后｡设备出现故障维修后,本该及时记录维修细节､更换零部件信息录入档案,技术人员却常常遗忘,导致档案更新滞后｡而且,实验室各岗位间协同管理意识淡薄,缺乏整体联动｡新员工入职时急需了解资产过往情况,老员工离职交接档案时,由于没有规范流程与严谨意识,交接过程仓促随意,遗漏重要档案资料,或是未能清晰说明档案关键信息,使得新员工接手后犹如无头苍蝇,需要花费大量时间精力重新梳理,严重影响固定资产档案管理工作的连续性与准确性｡长此以往,整个实验室的档案管理生态陷入恶性循环,难以发挥档案助力检测工作的最大效能｡

2、药品检测实验室固定资产档案管理优化策略

2.1完善管理制度体系

药品检测实验室固定资产档案管理的基石在于一套科学､完备的管理制度体系｡紧跟《药品生产质量管理规范》这类行业核心法规是关键的第一步,法规的更新反映药品检测标准与安全要求的变迁｡细化档案分类标准迫在眉睫,依据设备､设施的用途差异,可将仪器分为分析类､制备类;按照精度等级,又能细分出高精度､普通精度｡如此一来,档案类目清晰,不再混沌无序｡明确归档清单更是不可或缺,采购发票见证资产来源合法性,安装调试报告关乎设备初始性能,均要毫无遗漏地囊括其中,还应涵盖设备验收单､操作手册等,形成全面的资料链条｡建立监督考核制度则为管理体系注入活力与约束力｡定期开展档案检查,从档案的完整性查起,一页不缺､一项不漏,再审视准确性,数据无误､表述精准,才能达标｡把档案管理绩效与员工切身利益挂钩,薪酬调整看档案管理成效,晋升评定考核档案工作表现,促使员工从被动执行转向主动优化,激发全员对档案管理工作的重视,让制度真正落地生根,保障实验室固定资产档案管理在合规､严谨的轨道上持续行进｡

2.2再造管理流程

采购环节是固定资产档案管理流程优化的起点｡采购专员身负重任,在合同签订､设备手册获取的同时,要无缝对接档案部门,档案人员迅速开启预立卷工作,标注设备型号､供应商､采购日期等关键信息,为后续档案整理铺好基石｡进入漫长的使用期,信息化系统成为得力助手,设定精准提醒,犹如定时闹钟,督促技术人员按时上传维修详情､校准数据,让档案时刻保鲜｡资产转移､借用等动态流程,迁移至线上审批,一键操作,系统自动更新档案状态,全程留痕､可溯,杜绝管理死角｡报废流程更是不容马虎,组建专业鉴定小组,成员涵盖技术专家､质量监管人员,从设备损耗程度､维修成本､技术更新换代等维度出具严谨报告,为资产退役提供权威依据｡档案销毁环节遵循严格审批流程,每一步销毁动作､销毁时间､审批人都详细记录,全程留痕,确保资产从“生”到“死”的每一个历程都有清晰､规范的档案记录,保障管理流程的严谨性与连贯性｡

2.3推进数字化建设

在信息技术蓬勃发展的当下,搭建统一数字化档案平台是药品检测实验室固定资产档案管理的必由之路｡规范电子档案格式是基础工程,选定PDF､XML等通用性强､稳定性高的格式,无论是存储在本地服务器,还是云端,都能确保档案顺利打开､内容完整呈现,避免因格式差异引发的乱码､数据丢失等乱象｡植入智能检索引擎,打破传统检索局限,模糊检索让记忆模糊的用户输入关键词片段也能找到目标档案,关联检索则能深挖档案间隐藏的逻辑联系,快速定位所需资料,大大提升检索效率｡安全防护是数字化建设的关键防线,采用高级加密算法,将档案数据转化为密文传输､存储,外部非法侵入者望而却步;筑起防火墙,阻挡来自网络的恶意攻击,抵御黑客觊觎｡定期备份策略更是兜底保障,把档案数据复制到异地存储介质,预防天灾人祸导致的数据损毁｡不仅如此,拓展数据分析功能,挖掘资产使用频率､故障规律,为采购规划､设备维护策略调整提供数据支撑,让数字化档案平台从单纯的存储库升级为助力实验室决策的智慧中枢｡

2.4强化人员能力培养

提升人员专业素养是激活药品检测实验室固定资产档案管理的核心动力｡组织跨学科培训意义非凡,让档案管理人员深入学习药品检测知识,熟悉各类仪器原理､检测流程,进而提升专业敏感度,整理档案时精准抓取关键信息;技术人员接触档案管理课程,明白档案对实验全流程的重要性,扭转重实操轻档案的观念｡日常宣传协同管理理念也不可或缺,通过内部讲座､海报展示等形式,营造全员参与氛围,让各岗位人员意识到档案管理并非孤立工作,而是环环相扣的系统工程｡老员工“传帮带”机制更是传承经验的有效手段,为新员工量身定制交接清单模板,涵盖设备基础信息､历史维修要点､常用供应商联系方式等内容,明确交接流程与标准｡老员工悉心指导,新员工认真学习,从纸质档案存放位置,到数字化档案系统操作,事无巨细,保障交接过程无缝对接,新员工快速上手,传承知识火种,持续为实验室固定资产档案管理输送专业且尽责的人力梯队,确保管理工作稳健推进｡

3、优化实践探索案例分析

某省级药品检测实验室,作为区域药品质量把控的关键枢纽,肩负着保障民众用药安全的重任｡其实验室规模庞大,固定资产总值超千万元,各类高精尖检测设备､复杂的实验配套设施一应俱全｡然而,长期以来,固定资产档案管理却处于一片混乱状态｡以往,档案管理缺乏清晰的制度框架,资产分类模糊不清,档案资料散落各处｡采购环节的合同､技术参数文件,使用阶段的维修校准记录,报废时的鉴定报告等,常常因没有规范流程,要么缺失,要么难以查找｡实验室工作人员每次需要调取档案时,都要耗费大量精力,平均查找时间长达2天,严重拖慢了检测项目进度｡而且档案完整率仅有60%,残缺不全的档案无法为设备全生命周期管理提供有效支撑,间接导致部分设备闲置,设备闲置率居高不下｡2023年,实验室痛定思痛,决心大刀阔斧地优化管理｡首先,更新制度,组织专家与内部骨干深入研讨,结合最新药品监管法规和行业最佳实践,详细梳理出12类资产档案细则｡从大型质谱分析仪､高效液相色谱仪等精密仪器,到普通的实验台､通风橱等基础设施,每类资产对应的档案内容､归档顺序､保管期限都有了明确界定,让档案管理有章可循｡再造流程方面,上线了一套功能完备的固定资产管理系统｡采购时,采购专员一旦敲定订单,相关合同与设备手册电子档案即刻同步推送至档案部门,档案人员随即在系统里预立卷,标注关键信息,为后续档案追踪埋下伏笔｡使用过程中,系统每个月定期弹窗提醒技术人员上传最新维修､校准数据,资产转移､借用也全部走线上审批流程,自动更新档案状态,杜绝人为疏忽｡为攻克数字化难题,实验室投入30万专项资金建设数字档案库,引入云存储技术,不仅海量存储无忧,还实现加密访问,数据传输､存储安全得到全方位保障｡同时,开展20场次覆盖全员的培训活动,既有面向档案管理人员的专业深度培训,强化其数据分类､检索技巧;也有针对技术人员普及档案管理基础知识,树立协同意识｡一番整改下来,成效斐然｡如今查找档案,借助智能检索功能,平均只需5分钟｡档案完整率飙升至95%,设备过往履历清晰可查,合理调配使用,设备闲置率下降10%｡实验室运行效率与效益得到极大提升,药品检测周期缩短,为市场输送安全药品的保障能力更上一层楼｡

药品检测实验室固定资产档案管理,绝非孤立的任务,实则是一项牵一发而动全身的系统工程,需制度､流程､技术､人员多方协同,汇聚成一股强劲合力｡制度是纲,为管理划定清晰边界与准则,精准对接法规要求,持续更新优化,才能让档案管理不偏离正轨;流程是脉,从资产采购起始,历经使用､维护直至报废,环环相扣的流畅流程,保证档案资料有序流转､完整归集,杜绝管理漏洞;技术是翼,数字化､智能化手段赋能,打破传统藩篱,提升档案存储､检索与分析效率,让海量信息不再沉睡,随时为决策提供依据;深化智能化应用,把区块链的不可篡改融入档案存证,借人工智能实现智能分类､风险预警,让档案管理始终站在升级迭代的潮头,持续为行业规范管理输送前沿经验与成熟范例,引领行业迈向更科学､高效的新征程｡

参考文献:

[1]刘畅,李明.实验室设备管理与档案建设[J].中国检验检测,2023,31(3):67-70.

[2]张慧,王强.信息化在药品检测实验室管理中的应用[J].中国药业,2024,33(10):15-18.

[3]赵晓琳,孙悦.提升实验室固定资产档案完整率的实践探索[J].实验室研究与探索,2025,44(1):223-226.

文章来源:金翠娟.药品检测实验室固定资产档案管理优化与实践探索[J].兰台内外,2025,(24):66-67+70.