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新形势下提升档案实体安全和信息安全管理的对策

2021-08-06 180 上传者：管理员

摘要：开展档案管理工作和发挥档案利用价值的前提是必须要保证档案实体的安全。当前，面对信息技术的高速发展和疫情防控常态化的新形势，维护档案实体安全和信息安全的方式变得越来越现代化和多样化。本文阐述了当前档案安全管理机制和手段存在的不足，主要是管理观念过于传统、管理手段滞后，不利于保证档案实体安全和信息安全管理。本文从保证档案实体安全和信息安全的意义、现状、对策等方面对当前档案安全管理进行分析并提出建议，希望能为企业档案实体安全和信息安全管理提供一定的帮助。

关键词：
信息安全
档案信息
档案安全
档案实体
档案管理
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众所周知，档案是人类在社会各项活动中形成的原始记录，它能够真实地反映历史的面貌。档案保管是档案管理八大环节中的重要组成部分，安全性又是档案保管过程的重中之重。如何保管好档案，保证档案的安全是从古至今人们一直在努力而为的重点。北宋沈括所撰《梦溪笔谈》中曾有这样的记载：“古人藏书辟蠹用芸。”芸是一种香草，可以用来防止书籍被蛀虫啃食，使档案得以长期留存，以便后人传承。这说明我国自古就有了保护档案实体和信息安全的意识。当今，在信息技术高速发展和疫情防控常态化的新形势下，档案的安全管理也随之悄然发生着改变，这对于档案管理者来说，是机遇也是挑战。档案实体安全和信息安全是档案安全管理的两个重要方面，其互相影响，相辅相成，缺一不可。

一、档案实体安全管理和信息安全管理的意义

(一) 档案实体安全管理的意义

1. 有利于保证档案实体的多样性和完整性

档案实体的概念不同于实体档案和电子档案。实体档案和电子档案的核心是“档案”，是指以不同形式存储在不同介质中的档案。实体档案主要是指以直观的介质形式记录生产和社会活动的各类载体的材料，如文字档案(纸张、简牍、石刻、甲骨、金属器皿等)、胶片档案(胶片、照片、磁带等)以及动植物标本等。电子档案是现代科技的产物，是需要通过计算机磁盘等设备进行存储和利用的电子图像和文件的集合，如图片、音频资料、视频资料等。档案实体的核心是“实体”，包括存储了档案信息的载体本身，如已经成为档案的纸张、文物、胶片、光盘、硬盘等。档案实体的形式多种多样，要根据其本身的特点，结合档案保管的实际条件，通过加强对抗潜在风险的能力来做好档案实体安全管理工作。做好档案实体安全管理工作，有利于对档案的成套管理、成套利用，并保证其多样性和完整性。

2. 有利于保存孤本

档案孤本具有唯一性和不可再生性。这是既档案外在形态上的重要特点，也是档案区别于其他文献类信息的重要标志。因为档案实体一旦形成，在形体上就是唯一的。这种唯一的形体对于档案的原始记录性来说具有无法替代的独特价值。所以档案孤本在社会生活中具有特殊意义，保证档案实体的安全，也就保证了档案孤本的安全。

3. 有利于维护档案的真实性和可靠性

不同时期产生的档案实体或多或少都会留下时代的烙印，这对于后人研究和利用档案起到了非常关键的作用。档案是人类社会活动的原始记录，这种记录不仅局限于记载文字本身，载体的磨损、划痕等外在因素都有可能成为档案的利用价值。在现代社会，签署和盖章是权威性和可靠性的象征。档案实体能够清晰地反映签章的真实性，能够对社会经济的发展起到关键的推动作用。以此保证档案实体的安全，有利于维护档案的真实性和可靠性，最大限度地发挥档案的利用价值。

(二) 档案信息安全管理的意义

当今信息社会，信息泄密和丢失造成的危害日趋严重。以一块16GB容量的U盘为例，可以存储4MB大小的图片约4000张，可存储高清视频十几个小时，可存储的文字内容更是可观。拷贝整张U盘的信息资料也只需要几分钟的时间。如今已经进入5G时代，城市内5G网络的覆盖面越来越大，人们也已经习惯于在各大应用平台随时随地上传图片和视频，分享信息资源。如果借助移动网络，信息的传输速度更为惊人。稍有疏忽，就会造成信息的泄露，档案信息的安全就难以保障。一旦发生病毒和黑客攻击，档案信息安全受到危害，就会发生难以估量的损失，对社会发展造成严重的危害。因此档案管理者要提升信息系统的安全性，规范档案查询利用管理，弥补其在安全管理上的缺陷，降低档案信息安全风险。

1. 有利于保障个人隐私

学校里保管着学生的学籍档案，人力资源管理部门保管着员工的个人档案材料。在信息时代，个人的信息资料包含着每个人的隐私，涉及到其人身和财产的安全。一旦有不法之徒获取了他人的信息，很可能会利用其从事违法犯罪活动，给个人和社会带来不可估量的损失，甚至危害公民生命财产安全。做好档案信息安全工作，提升信息安全管理能力，是维护人民基本权益，保护个人隐私，维护社会安定的一项重要工作。

2. 有利于维护国家安全

保守国家秘密是中国公民的基本义务之一。在涉及敏感领域的企事业、机关单位中，档案管理一直是保密工作的重要一环。确保档案的信息安全就是确保国家的安全。单位内应当高度重视涉密档案信息的安全管理，建立健全档案保密制度，强化人员保密教育，配备专门的信息化设备，监督档案资料的查阅、借出、复制等行为，做到涉密信息不外泄，确保档案信息的安全，守护国家秘密，维护国家安全。

二、档案实体安全和信息安全的现状

(一) 档案实体安全方面

绝大多数企事业单位均设有专门的档案库房，设置相应的物防技防手段，配备相应的档案管理人员。在涉及国家秘密领域的单位均建立了完备的保密管理体系，规范与档案实体有关的一系列行为，包括进出库房登记、档案材料接收清点、在借阅利用档案的过程中进行审批和使用日志等。

然而在实际工作中，很多企事业单位的员工风险意识明显不足，对档案实体安全管理不够重视。虽然设置了一系列安全保密管理制度，但往往照搬他人的经验，并没有根据本单位的实际情况加以优化，没有针对档案实体的不同介质制定不同的保护手段。长此以往，难以避免发生光盘、硬盘等介质无法读取内容，纸张发黄氧化破碎等情况；并且由于相关工作人员对于档案实体保护的意识不强，在利用档案时不懂得保护档案，只图自己方便，对档案随意进行装订、拆装、打洞、涂改等，全然不考虑档案实体长期保存的要求，对档案实体的安全管理造成很大的困扰。

(二) 档案信息安全方面

在信息技术高速发展的今天，很多企事业单位档案安全管理意识还只停留在传统管理模式层面，存在重实体轻信息的问题。在传统模式下，不仅是档案管理者，还有档案利用者也不够重视档案信息安全管理，在档案利用过程中没有严格落实权限控制，仍然抱着“档案不丢就行”的想法，虽然可以掌控档案实体的管理，但对档案信息的查询和利用太过随意，造成档案实体上记录的信息的知悉范围过大，没有进行有效的控制。在《中华人民共和国保守国家秘密法》中，把国家秘密的密级划分为“绝密”“机密”“秘密”。如果对档案利用的权限不加以控制，那么密级的划分将变得毫无意义，稍有不慎就可能危及国家安全，造成巨大的损失。

三、新形势下提升档案实体安全和信息安全管理的对策

(一) 疫情防控常态化带来的影响

在疫情防控常态化的大背景下，有不少档案机构依托信息技术手段开展线上档案工作模式，确保了工作创新发展、有序推进，满足新形势下档案工作的要求。在线上提供档案信息查阅利用时，要时刻注意保证档案信息的安全。一方面只能提供可以公开的档案信息，严禁将涉密信息上传至互联网。另一方面，需核实利用者的信息。当利用者登录线上档案系统时，必须核实其身份、浏览权限，严格控制档案信息的知悉范围。线上不同于线下，利用者与档案管理者无接触，无法当面核实其相关信息，只能利用技术手段限制档案管理系统查询人员的登录，确保档案信息的安全。

在线下虽然疫情已基本得到控制，人们的生活已逐渐恢复正常，但防控意识不能松懈。档案管理人员在上班前要做好个人健康状况的核查，如身体发生相应的症状应立即汇报并及时就医。对于进出档案馆(室)工作区域的外来人员，要落实测温消毒、进出登记工作；对于外来的档案，尤其是风险地区来的档案，要在确保其实体安全的前提下做好消毒工作；档案馆(室)应配备红外测温仪，落实档案库房每日病毒消杀工作，确保档案实体安全和工作人员的身体健康。

(二) 提升档案库房管理水平

档案库房管理是档案实体和档案信息安全管理中最重要的一部分。在当前信息技术发展的背景下，可以通过智能化技术手段打造一个智能化档案库房，根据实际情况合理布局，实时监测库房内部的安全环境，包括但不局限于温湿度感应、人员进出、大型物体移动、实时监控等。这些数据都可以通过手机移动端实时接收，让档案管理人员随时随地了解库房的环境情况，实现24小时无间断监测。智能化监测系统可以在同一移动端监测库房内不同区域的环境情况；亦可支持多个移动端同时登录，只需通过管理员的设置，即可以做到多个移动端同时监测库房内部情况。当库房内出现异常状况时，距离最近的档案管理人员可以最快速度赶到现场。

根据档案实体的不同特性，落实有针对性的管理措施。针对数量最大的纸质档案，应当做好防虫防蛀工作；对于光盘、硬盘等磁介质载体档案，应做好防静电防磨损工作，应每隔固定时间对存储的信息进行读取，确保档案实体和档案信息的安全和有效利用。

(三) 结合科技发展，完善技术手段

在科技日新月异的今天，为了保障档案实体安全和档案信息的安全，必须对现有的安全技术手段进行完善升级，以应对社会发展的需要，改善档案管理工作。在物理技术方面，要做好档案工作环境的防火防水防虫防霉防静电防辐射等防护技术；使用新型的防蛀阻燃防腐蚀材料作为档案实体的包装。在信息技术方面，定期对操作系统进行检查，确保系统的安全无漏洞；定时更新病毒库和防火墙，外来信息必须进行病毒查杀；完善用户身份控制机制，规范用户的访问和使用权限等。

(四) 加强档案安全意识

档案的安全管理离不开高素质的档案管理团队。当前企事业单位的档案管理安全意识较淡薄，传统的管理方式已经不适合新形势下档案管理工作的需要，因此要切实提高档案管理人员对档案安全管理的认识，不断提升其安全责任感和风险意识。第一，领导要发挥模范带头作用，高度重视档案安全管理工作，把档案实体安全和信息安全管理当作一项重要的工作来抓，作出明确指示、指明方向。第二，各单位要结合自身特点，制定相关制度，规范日常的档案安全管理工作。要成立工作小组，找短板、补漏洞、抓落实。第三，开展档案管理人员的培训教育工作。技术教育和道德教育要齐头并进，既要将现代化智能手段运用在实际工作中，又要提升档案管理人员的职业道德和责任心，督促他们在工作中发挥主观能动性，做好档案安全保管和有效利用工作，确保档案的安全性。

四、小结

综上所述，在新形势下档案的实体安全和信息安全管理工作也在不断变化，这是时代发展的必然趋势，也是档案工作长期稳定发展的客观需要。档案工作者承担着“为党管档，为国守史”的重任，维护档案的安全是档案管理的重要工作。当前档案安全管理工作还有许多需要提升的地方，因此档案工作者要不断提升自身档案安全意识，根据新形势的要求，合理运用现代科技手段，不断加强档案实体安全和信息安全管理工作，为实现档案价值最大化提供有力的保障。

参考文献:

[1]李露.实体与信息化档案并行安全保护技术应用研究[J].机电兵船档案,2019(1)

[2]朱晓英.数字档案信息安全保护策略研究[J.办公室业务,2018(8)上

[3]张晓华.大数据时代高校学籍档案信息安全管理分析[J].现代商贸工业,2019(1)

[4]许静纯.信息化时代档案管理的安全问题研究[J.大众文艺,2019(3)

文章来源：徐刚.新形势下档案实体安全和信息安全管理的思考[J].机电兵船档案,2021(04):43-45.