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大数据视域下事业单位的人事档案管理
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随着互联网技术的不断发展，人们进入大数据时代。在大数据的背景下，事业单位人事档案管理工作面临新的机遇和挑战，传统的人事档案管理已经无法适应新时代发展的需求，信息化人事档案管理成为一种主要的趋势。在大数据视域下，事业单位人事档案管理应不断优化方式，创新思路，既要注重纸质档案向数字化档案的转变，也要注重工作模式的创新和转换，能够与时俱进，与时代同步，从而实现事业单位人事档案管理工作的高效运转。基于此，本文对大数据视域下的事业单位人事档案管理工作进行探究。
一、大数据视域下事业单位人事档案管理价值
（一）时代要求
随着社会的进步与科技的不断发展，事业单位的规模不断扩大，人员也不断增加，这就对人事档案管理工作提出了更高的要求。在这个过程中，如果依旧采用传统的档案管理方式，不仅会影响整个工作的效率，也无法达到档案安全管理的要求。
（二）自身发展需求
在传统的事业单位人事档案管理中，采用的都是手工记录及手工查询的方式进行档案管理。这样不仅耗时费力，还可能出现数据错误、混淆的情况。基于大数据的背景，对事业单位人事档案管理进行创新和优化，能够推动管理技术的创新和应用，让事业单位利用一些有价值的网络信息技术及资源，为整个社会提供更高水平的服务。
二、大数据视域下事业单位人事档案管理中的问题分析
（一）意识观念陈旧
在大数据时代背景下，不管是事业单位的工作人员，还是事业单位的领导，都应该转变自身的理念，不能固守自己的传统思想，这样就会直接影响档案信息的安全性和高效性。而事业单位人事档案管理本身就存在特殊性，很多工作人员在档案管理中都缺乏足够的重视，所以管理理念较为陈旧，这就严重影响了档案管理工作的有效发展。
（二）存在安全隐患
在事业单位人事档案管理向信息化转变的过程中，其实存在一些安全隐患。在大数据的背景下，所有信息化的档案其实都存在泄露的风险。一些事业单位可能会因为信息化管理不当，导致单位内部的重要资源泄露。而网络的传播速度比较快，再加上一些会使用计算机技术的不良分子觊觎一些档案信息，会对事业单位内部的档案管理网络进行破坏，窃取相关的档案，导致档案信息的泄露。
三、大数据视域下事业单位人事档案管理策略
（一）完善人事档案管理机制
首先，建立健全人事档案管理制度。这是事业单位人事档案管理得以有效进行的前提和基础。相关单位在制定这个制度的时候，应该基于我国事业单位人事档案管理的现状，让制度能够更加科学、合理，具有人性化色彩，这样才能够保证整个档案管理工作得以顺利进行。比如，针对档案的收集、分类、整理、录入等工作，都应该有一个明确的规章制度，要对相关人员进行合理指导和规范。在此基础上，关于档案的借阅也应该有明确的规章制度，要规范档案借阅的一个流程，让档案的借阅能够有章可循，有法可依。并且针对于档案的信息化，还应该制定一个保护制度、保密制度，由内而外地约束相关工作人员，这样才能够让档案得以更加有效管理。其次，完善人事档案信息化管理机制。比如，随着互联网技术的不断发展，适时完善事业单位档案数据管理系统，让信息化档案得以建设和储存，进而保证档案管理的信息化发展。此外，相关部门还应该不断优化检索系统，对相关的档案信息进行不断分类和整理，让借阅工作更加高效。最后，注重保密制度的完善。这与信息化安全制度建设不同，其实是从一个微观的角度着手，对整个档案的保密工作进行升级优化，制定相关的制度，以此从工作人员着手，在源头上保证档案的安全管理。
（二）加强人才队伍建设
首先，事业单位应该充分意识到在大数据背景下，引进先进的技术人才是很有必要的。只有不断加强档案管理人才的建设，才能够保证整个档案管理工作能够有新鲜的血液，才能够进行更加高效的合作，实现档案的有效管理。其次，事业单位应该注重对档案管理人员的培训，参与各种各样的培训工作。让这些管理人员能够接受先进的工作理念，掌握先进的档案管理工作技术，全面提高档案管理人员的专业水准。只有这样，才能够让事业单位的档案管理工作得以可持续发展。最后，事业单位应该注重对在岗人员的信息技术培训，全面提高工作人员的计算机操作能力，让他们明白如何正确地使用信息技术，如何保证信息档案的安全管理。同时，事业单位还应该鼓励档案管理人员进行积极沟通和交流，能够分享自身的管理经验，这样才能够不断强化自身的专业技能和工作素养。
（三）提高保密技术水平
首先，事业单位应该明白防火墙技术不断升级的重要性。因此，事业单位应该和当地的信息技术公司相互联系与合作，设置一个优质防火墙，为他们的信息化档案管理设置一道防护网，避免内部的网络遭到破坏，导致档案信息泄露。在这个基础上，事业单位还应该根据不同的档案管理岗位设置不同的访问权限，并且档案的录入、整理、借阅等权限都应该对应不同的端口，这样就能够保证档案的管理责任到每一个人。同时为了保证安全性，还应该定期更新访问权限，这样就能够防止出现一些人员滥用权限或者病毒入侵等情况。其次，针对于防火墙，事业单位还应该设置自动报警机制。一旦有外部技术侵入档案信息时，就可以触动自发报警机制，并且还应该完善档案管理的自动保护程序，发现有病毒或者外部技术入侵的时候，立马启动自我保护机制，避免档案受到泄露。最后，事业单位还应该建立完整的规章制度，要规定档案管理人员使用信息技术进行档案管理的步骤和方法，约束他们的行为，提高他们的警惕性，全面提高整个保密技术的水平。
（四）优化档案利用途经
在大数据的环境下，事业单位人事档案的利用途径不应该仅仅局限于单位内部，还应该将其发展成为社会性的共享资源，全方面提高档案的利用价值。对此，事业单位应该针对所有的档案进行不同分类，将其分为保密性档案和可分享性档案，充分挖掘这些档案的使用价值和作用，将其与大数据相连，让档案能够服务于大众，服务于社会。此外，事业单位应该注重本部门与其他部门之间的联系，将数据进行共享，让整个事业单位的服务更加便捷、更加优质，推动便民服务。在此过程中，档案管理人员应该充分意识到，加强档案信息的分享和利用是十分有效的，所以一定要加强共享平台的建设，将其发展成为一项公共事业，实现资源的共享与升级。
四、结语
综上所述，在大数据的背景下，事业单位要充分意识到人事档案管理工作的重要性，对其价值进行分析和研判，然后对存在的问题进行探究，最后提出相关的策略和措施。基于此，事业单位人事档案管理才能够拥有更多的优化途径，从多方面、多角度着手，促进事业单位人事档案信息的有效管理。
文章来源：贺振华.大数据视域下事业单位的人事档案管理[J].人才资源开发,2021(17):41-42.
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2024-06-06
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期刊名称：档案
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主管单位：甘肃省档案局(馆),甘肃省档案学会
主办单位：甘肃省档案局(馆),甘肃省档案学会
出版地方：甘肃
专业分类：档案
国际刊号：1004-2733
国内刊号：62-1025/G2
邮发代号：54-195
创刊时间：1981年
发行周期：月刊
期刊开本：大16开
见刊时间：4-6个月
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2021-09-03
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