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大数据背景下提升事业单位档案管理效率方法探究

2020-05-14 423 上传者：管理员

摘要：档案是事业单位储存和管理资料的重要方式，随着单位的长时间运转，档案数据的数量将越来越多，管理也变得越来越困难。而大数据技术适用于处理大量数据集，因此应用大数据技术管理事业单位日渐增多的档案是当下提升事业单位档案管理效率的关键。而本文对大数据背景下事业单位档案管理效率提升的策略进行了分析。

关键词：
事业单位
大数据
档案
档案管理
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事业单位是国家管理下对社会发展有直接影响的单位，涵盖的类型多种多样，而当前的时代对事业单位的效率提出了更高的要求。为此，事业单位需要借助现代先进的技术以提升自身的管理和运行效率，而档案作为事业单位记载信息的载体，提升档案管理的效率是提升事业单位运行效率的前提。

1、大数据时代事业单位档案管理中存在的问题

1.1人员观念意识淡薄

大数据时代的来临使得处理大量的数据集成为了可能，而很多企业和个人也看中了大数据技术的优势，开始利用大数据技术处理档案等文件信息，大幅提升了管理效率。但事业单位由于长期受国家的管理，其内部人员在进行工作时普遍以稳定性优先，因此并不倾向于频繁的使用先进的技术，因此我国很多事业单位在大数据时代依旧在使用传统的方式管理档案数据。但随着档案数据的增加，这种传统的管理方式将逐渐难以适应大量档案的管理工作。此外，事业单位的性质使得在其中应用先进档案管理技术显得非常困难，特别是对于部分保密性质较强的单位来说，出于保密需求，这些单位往往会较为抗拒使用信息技术进行档案的管理。

1.2档案信息开发程度较低

对档案信息的利用的有效途径是开发档案中的资源，在大数据时代，将档案信息利用大数据进行管理的有效方式也是对档案信息进行开发，只有充分的开发才能够将现有的档案信息转移到数据库中从而利用数据库进行档案的管理。但目前事业单位建立的档案管理制度主要以储存为主，缺乏对档案进行开发的途径，加之档案数据的日渐增多，档案数据的开发变得越来越困难，这同时也不利于事业单位的健康发展。

1.3电子信息的保密问题

信息时代计算机和网络技术的应用大幅提升了人们的工作效率，事业单位也不例外，但电子信息在提升工作效率的同时也带来了信息保密的问题。事业单位要提升档案信息管理效率，就需要将现有的纸质档案转化为电子档案，而电子档案与纸质档案不同的是其保密性将进一步降低。对于恶意攻击者来说，将有更多的方式获取电子档案的信息，但这对于档案管理人员来说通常是难以发现的，因此攻击者的窃密行动可能会造成事业单位重要信息的泄露，对单位的信息安全造成影响。

2、大数据时代事业单位档案管理的基本思路

2.1结合大数据思维

我国向来重视大数据技术的建设以及应用，例如近段时间展开的“智慧城市”项目就是大数据技术在建设中的应用。大数据技术对于处理庞大数据集有独特优势，因此事业单位在提升档案管理效率时，也应当利用大数据思维，将传统的纸质档案数据化、信息化，从而利用大数据技术的优势来管理和利用庞大的档案数据。为此，事业单位应当首先提升自身的信息化程度，在其他的工作环节引入信息化技术，从而使内部工作人员适应使用信息化技术完成工作并接受先进技术带来的优势。当内部人员能够熟练利用信息化技术时，再考虑将大量的档案进行转化。

2.2科学设计和指导

我国现有的事业单位通常成立时间较早，经过长时间的运转已经产生了大量的档案数据，这些档案数据错综复杂，且存在较强的依赖关系，因此无法直接将纸质档案中的信息简单的转化为电子信息，必须要考虑不同档案间的关系和连接方式，只有建立档案资料之间的联系网络，才能够将其有序的转化为电子信息并发挥大数据处理的优势，实现对档案信息的快速检索和应用。但档案信息的特征决定了要将其转化为电子档案就必须按照科学的设计和指导方针进行，为此事业单位再进行档案信息的转化之前应当根据自身档案的数量和性质拟定转化的方式，再确保不会出现问题后再进行档案的转化。

3、大数据背景下事业单位档案管理效率的提升策略

3.1优化档案管理人才结构

由于档案管理工作的性质，这一工作在大多数事业单位中属于重要性不高的“闲职”，也并非具有专业技术的人才的首选，因此目前我国大多数事业单位中档案管理人员老龄化程度较为严重，而老年人的思维和技能的显著不如年轻人，因此当未来事业单位进行档案电子化后，现有的档案管理人才将无法支撑电子档案的管理和维护工作。为此，事业单位应当注重优化档案管理人才的结构，通过吸纳具有相关技术和技能的年轻人进入的方式确保档案管理人才能够支撑单位档案信息的转化，在档案管理部门形成“年轻人为主、老年人为辅”的局面，让有专业知识和技能的年轻人充分发挥其作用。

3.2重视档案信息资源开发

在事业单位档案由传统向电子化进行转化的过程中，单位应当重视对档案信息资源的开发。在进行档案信息开发的过程中，应当将现有的档案按照目录和性质进行分类，建立完善的档案信息索引，实现对分散档案信息的有效整合。在将传统档案转化为电子档案的同时，应当建立分级化的档案管理和检索机制，实现对大量档案信息的快速检索和管理，满足大数据时代事业单位对档案管理的需求。

3.3加强信息安全防护

电子信息虽然有助于提升工作效率，但也存在容易泄密的问题，并且电子信息的泄密不同纸质信息直观，因此难以被发现。为加强事业单位电子档案的管理，应当建立电子信息保密制度，重视信息安全防护，避免因信息泄露造成损失。

事业单位应当针对电子信息保密的相关措施建立完善的电子信息保密制度，对于电子信息的储存、调取等相关操作进行规范，并要求相关人员遵守相应的规范进行操作，防止因不正规操作造成信息泄露。此外，事业单位信息化档案管理系统应当应用防火墙以及身份验证技术，防止外部攻击者以及未经授权的人员获取档案中的关键信息造成信息泄密事故。

4、结束语

本文对大数据背景下事业单位档案管理效率的提升进行了研究，事业单位由于其性质，应用大数据进行档案处理相对较为缓慢。因此在重视效率的新时期，事业单位应当积极使用大数据思维，按照科学的设计和指导进行档案的转化，以提升档案的管理效率和单位的工作效率，从而更好的为社会服务。

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