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智慧校园建设背景下高校综合档案管理策略优化

2024-09-29 49 上传者：管理员

摘要：信息技术的发展给教育领域带来了深刻的变革，在智慧校园建设的背景下，高校各方面致力于实现信息化管理，以提高高校的管理效率和质量，提供更好的教育服务。档案管理是高校工作的重要一环，在智慧校园建设的背景下，高校的档案管理必须实现信息化管理。文章指出在智慧校园建设背景下高校综合档案管理中存在的不足，并提出相应的优化策略，以更好地推进高校智慧校园建设，使档案更好地服务教学和教研。

关键词：
智慧校园
档案信息化管理
档案管理现代化
综合档案
高校
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在当前信息化社会，智慧校园建设备受关注，智慧校园是教育信息化的直观表现，在现代信息技术的基础上开展校园管理。智慧校园建设包括智慧教学环境、智慧教学资源、智慧校园管理以及智慧校园服务。由于档案管理是校园管理的重要组成部分，《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，要加快档案信息化建设，促进档案管理现代化发展。

因此，在智慧校园建设过程中，应重点关注档案的信息化建设。高校综合档案是高校在教学、科研、日常管理等活动中形成的对学校和社会有价值的信息，包括文字、图表、声像等多种形式的记录。综合档案管理不仅承载着学校的历史记忆，还是学校各项工作高效运行的信息支持，对高校的运营管理具有重要的意义。随着智慧校园建设的逐步深入，以往的档案管理模式已经不能满足现代化、信息化的管理要求，高校综合档案管理需要随着智慧校园的建设与时俱进，实现档案的高效管理，为学校的各项工作提供有力的信息支撑。文章旨在探讨智慧校园建设背景下高校综合档案管理策略，为高校综合档案信息化管理提供借鉴。

一、智慧校园建设背景下高校综合档案管理中存在的不足

1. 档案管理系统不完善

高校综合档案包含教学、教研、日常管理等方面信息，数据庞杂。在信息化背景下，高校建立的档案信息管理系统将各项数据电子化存储管理。但在长期的学校管理中，高校的综合档案信息规模越来越大，原来的档案信息化管理系统已经不能满足新的管理需求，部分高校在档案数字化建设过程中缺少长效的投入机制，随着档案信息数量的不断增加，档案管理系统难以真正发挥作用。部分高校现有的档案信息化管理系统往往只覆盖了档案的基本管理功能，如档案的录入、查询、查阅等，而对于档案的分类、鉴定、统计等更复杂的功能则需要人工操作，可见档案信息建设程度不足，降低了档案管理的效率，违背了档案信息化管理的初衷。

档案管理系统不完善也会导致信息被泄露的安全事件发生。近年来，高校学生信息被泄露的事件频繁发生，如郑州某学院发生被泄露2万名学生信息事件，南昌一高校3万余条师生信息被泄露等。因此，高校必须建设完善的信息管理系统，提高档案管理效率和质量，保护信息安全。

2. 档案信息化建设支持不足

由于高校综合档案信息量庞大，信息处理起来难度较大。因此，全面实现档案信息化管理，必须做好档案信息化建设。当前，部分高校档案信息管理系统建设不足，更多的高校将档案信息化建设的注意力集中在纸质档案的数字化转型上，对信息化档案的后续管理缺少充分的规划，只注重前期投入。特别是在档案信息化管理系统的技术上投入不足，不能满足越来越多的信息处理需求，导致档案信息管理系统功能不完善，后期维护较少，影响了档案信息化建设的效果。

3. 档案信息质量不统一

高校综合档案囊括的信息种类较多，信息来源广泛，高校的教学、教研、人事等档案都纳入综合档案中，档案信息繁杂多样。在高校档案管理中，有的部门会对档案资源自行加工，但是缺乏统一的数据质量标准，增加了档案数据整合和利用的难度，使得档案资源结构各异，影响了档案的后续管理。智慧校园的建设涉及多个部门，档案信息的来源更加多样，不同系统、不同部门之间的数据格式、编码标准、命名规范等存在差异，使得档案信息在处理过程中易存在数据错乱，整理疏漏等风险，影响了档案管理的完整性和准确性。此外，在档案信息的收集、整理和归档的过程中，缺乏统一的标准规范指导各部门的操作，导致各部门信息质量不一。

4. 档案利用不够充分

虽然高校综合档案信息量大，信息资源珍贵，具有较高的利用价值。但是，部分高校管理层对于档案信息的价值意识不足，未能开发综合档案信息，不能充分发挥高校综合档案信息的价值。高校档案管理部门在档案利用方面的宣传和推广力度不足，教职工对于档案的认识仅停留在历史信息的记录上，与当前的工作和学习之间没有直接联系，对档案的利用需求不高，更不愿意花费时间和精力去查找和利用档案。

并且，高校档案管理部门提供档案利用服务方面还存在不足。多数高校的档案管理部门只提供简单的档案查询和借阅服务，档案利用不充分。高校档案中蕴含着丰富的信息资源，部分高校的档案利用模式也较为单一，档案管理部门只关注档案的保存、保管、查询等，存在“重保管，轻利用”的情况，未对档案信息深入挖掘，导致许多有价值的档案信息被埋没，无法发挥其应有的价值。此外，部分学校出于对信息的保护考虑设定了较为严格的开放范围和权限，在一定程度上限制了档案信息的利用。

5. 档案管理人员素质待提升

在档案信息化管理中，档案管理人员的素质与档案信息化建设程度有直接关系。档案要实现高效的信息化管理，必须提升档案管理人员的信息化素质。当前，有些档案管理人员缺乏系统的档案管理专业知识，部分高校档案管理人员是临时组建的，对档案分类、编目、存储、检索等方面的了解不够深入，在档案管理的过程中易出现疏漏，影响档案信息的完整性和准确性。部分高校的档案管理人员虽然有足够的资历，但年龄较大，对于数字化、网络技术的接受程度较低，对于新的信息技术掌握较慢，难以适应档案管理的新要求。部分高校档案管理人员的服务意识不强，对待工作不够热情，无法及时、有效地解决用户在档案利用过程中的问题，当用户提出问题时，档案管理人员往往会表现出不耐烦，不利于档案的高效利用。档案管理涉及大量敏感和重要的信息，对档案管理人员的职业道德素养有着较高的要求，但部分档案管理人员缺乏职业操守，在利益的驱动下泄露或滥用档案信息，危害档案信息安全。

二、智慧校园建设背景下高校综合档案管理策略优化

1.完善档案信息化管理系统，保障信息化系统安全

高校应充分认识到档案管理的重要性，不断完善档案信息管理系统，以提升综合档案的信息管理质量，保证档案信息安全。高校可以将档案管理信息化纳入学校的战略规划当中，建立稳定的资金投入机制，为档案管理系统的持续升级提供资源保证。高校可以积极争取政府、社会等外部资金的支持，通过与企业合作，引入社会性的项目，获取外部资金，为档案系统的升级提供资金资源，通过资金购买软硬件设备设施以及技术资源，推动档案管理信息化的发展。在档案信息化管理系统的现有基础上，高校应结合社会实际需求升级档案系统，使其具备强大的功能，包括档案的自动分类、智能鉴定等功能，减少人为失误。高校在档案信息化管理系统中应充分引入先进的数字技术，实现档案的智能分类、检索和推荐，提高档案管理的效率。此外，由于高校综合档案的信息形式多样，来源广泛，档案信息化管理系统应能支持多种数据格式和来源的档案整合，提供强大的信息整合功能，为档案管理人员提供信息整合便利。为此，高校可与专业的信息技术公司合作或组建本校师生的信息技术开发队伍，引进或开发先进的档案管理软件和技术，使档案信息化管理系统能够满足日益增长的信息处理需求。

高校应加强对档案信息化管理系统的日常维护和监控，建立健全信息安全管理制度，包括数据备份、灾难恢复，依据不同的职责权限设置访问控制机制、操作行为记录机制等，保证档案信息的完整性和安全性。为了进一步保障档案信息的安全性，高校档案管理部门可与安全服务机构合作，引入先进的安全防护技术，提高档案信息管理系统的安全防护能力。

高校需要完善档案信息化管理系统的各项制度以及各项工作的操作流程，明确各项工作的职责和要求。同时，高校要加强对档案信息化工作的监督，保证档案管理工作各项制度能够有效执行。在档案信息化建设的过程中，高校要做好信息化系统的管理规划，包括系统维护、数据备份、安全保护等方面的内容，将系统的维护和升级作为常态化工作，以保证档案信息化管理系统的安全性和稳定性。

2. 建立健全档案信息化管理制度，保证档案管理工作统一规范

在智慧校园建设的过程中，高校档案信息的种类和来源越来越广泛，档案信息的复杂性和多样性要求档案管理工作必须更加规范、高效和智能化。除了完善档案信息化管理系统外，还需要建立健全档案信息化管理制度，制定统一的管理标准，规范不同部门的档案处理行为和档案管理人员的工作行为，减少人为疏漏，降低档案管理风险。

在档案信息化管理中，应制定明确的数据质量标准，包括数据格式、编码标准、命名规范等，使各部门在档案的初步整理中能遵循统一的规范，方便档案管理部门后期的统一管理。在档案的处理环节上，应规定档案信息的收集、整理、归档等环节的具体要求，保证档案信息处理及时、准确和完整。例如，在档案收集方面，档案管理部门可以在档案信息涉及的各部门设立专门的档案收集人员，负责收集本部门产生的各类档案信息。高校综合档案管理几乎涉及高校所有部门，档案管理部门收集档案信息的工作量较大，在各部门设立专门的档案收集人员，有利于缓解档案管理部门的工作压力，并能提高档案的收集效率。档案收集人员应熟悉本部门业务，遵循档案收集规范，确保能收集到有价值、真实、准确和完整的信息。收集到的档案信息应分类编号，方便后续的整理与归档。对于收集到的纸质档案，经各部门的档案收集人员初步检查外，档案管理人员还应再仔细检查，保证档案信息的完整性。在档案整理环节，档案整理人员负责对收集到的档案信息开展分类、排序、编号等整理工作，档案整理人员需与档案收集人员保持密切联系，方便对档案的后续处理。在这一环节，档案的编号应连续和唯一，方便后续查找和利用。在档案整理过程中，还应注意保护档案原件，保证档案信息的准确性。在档案归档环节，由档案管理部门工作人员统一归档，各部门不可自行归档，归档时按照规定的格式和要求存储。档案信息需要及时备份，以保证信息存储安全。

3. 加强档案信息的开发利用，充分发挥综合档案信息价值

高校管理层应提高对档案价值的重视，充分认识档案信息对于学校发展、教学科研等方面的重要性。高校管理层应充分研读高校档案管理的相关文件，在政策性文件的指导下开展高校综合档案管理工作。高校档案管理部门可以利用学校官方网站、某信公众号等新媒体平台，定期发布档案利用案例、档案知识普及等内容，提高教职工对档案信息利用的认识。在提高全体教职工对档案利用重要性认识的同时，档案管理部门还应注重丰富档案利用服务方式，除了传统的档案查询服务外，还可以开展档案信息编研、档案信息展览等活动，充分发挥档案信息为高校发展服务的作用。此外，高校还可以建设档案信息共享平台，方便校内各部门之间的档案信息交流，打破“信息孤岛”现象，促进档案信息的共享利用。为此，高校可以成立专门的档案信息深入挖掘项目，要求档案部门工作人员重视对档案信息价值的挖掘工作，发现档案中的有价值信息，为学校的教学、科研等工作提供支持。在档案信息利用的过程中，档案管理工作人员应确保档案信息安全，适当放宽档案的开放范围和权限，保证信息安全。

4. 建设档案管理人员队伍，提升档案管理质量

高校应建立一支专业的档案管理人员队伍，为确保档案信息化管理质量提供保障。高校应为档案管理人员提供系统的档案管理专业知识培训，定期组织档案管理人员参加信息技术培训，提高档案管理人员的信息化素质，以适应档案管理信息化的新要求。对于年龄较大的档案管理队伍，应优化队伍结构，引进新的档案管理人才。除了专业知识培训外，还应开展职业道德教育，增强档案管理人员的服务意识，使其认识到档案信息的敏感性和重要性，增强保密意识。为了更好地使档案管理人员服务于全体师生，高校应建立严格的考核激励机制，建立用户反馈机制，及时收集用户对档案利用过程的意见和建议，将考核结果与工作人员的薪酬绩效挂钩，对表现优秀的工作人员表彰和奖励，树立榜样；对于表现不佳的人员整改教育，以构建一支专业水平高、服务态度好、工作能力强的档案管理队伍。

三、结语

提高高校综合档案的信息化程度，完善综合档案信息化管理，是建设智慧校园的重要组成部分，对于推动整个智慧校园建设具有重要意义。当前，档案管理正逐步从传统、单一、物理的存储向数字化、网络化、智能化方向转变。在高校综合档案管理中，还应注重制定统一的管理标准，规范档案管理行为，不断完善档案信息系统建设，提升档案管理人员的工作素质，充分发挥档案信息的价值，为高校的运营管理提供支持。

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文章来源:于翠红.智慧校园建设背景下高校综合档案管理策略优化[J].兰台内外,2024,(31):63-65.