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高等院校档案管理工作服务职能有效发挥的措施

2021-08-02 136 上传者：管理员

摘要：高等院校档案蕴含着丰富的资源，涉及到高等院校工作的方方面面，为高校教育教学工作的开展提供了重要的保障基础，为高校实现全面发展发挥着重要的作用。高校要认识到档案管理工作的重要性，并深入分析当前档案管理问题产生的原因，注重创新档案管理模式，提高档案管理工作服务能力。鉴于此，本文主要对高等院校档案管理的必要性进行了阐述，同时分析了高等院校档案管理服务职能及现状，重点对高等院校档案管理工作服务职能有效发挥的措施展开深入研究，致力于高校各项教育工作的全面开展。

关键词：
传统档案
数据信息
服务职能
档案管理
高等院校
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随着高等院校各项工作的全面开展，高等院校所涉及的数据及信息与日俱增，这对于档案管理工作提出了高要求。并且档案管理工作对于高等院校档案的原始记录具有重要的意义。随着教学管理工作的不断深入，其对于档案的需求逐渐提升，在保证档案管理要求的基础上，注重提升档案管理效率。使得档案管理工作的服务职能得到最大程度发挥。由于长期受到诸多因素所制约和影响，导致高校档案管理存在很多有待于解决和完善的工作，严重影响着其档案管理水平的提高，对于高等院校档案服务职能的发挥产生较大的影响。在这种情况下，高校要重新审视档案管理工作，注重其管理模式的创新发展，并且要结合的当前具体情况，彻底打破传统档案的桎梏，探索全新的档案管理模式，为档案管理提供重要的保障，提高高等院校档案管理工作的服务水平，促进高等院校实现长足发展。

一、高等院校档案管理工作的必要性

针对高校档案管理必要性问题，需要从高校教育自身进行分析，从高校发展的视角来看待，具体主要体现在以下方面内容：一是在高校发展过程中，档案管理为其发展提供了重要的信息资源，保证了高校决策的科学性。根据高校方案内涵分析可知，高校档案管理具有社会服务辅助性功能。高校档案形成于高校不同发展阶段，涉及到诸多方面的内容，通过高校档案不仅可以掌握高校的发展轨迹，而且还能够清晰地了解高校历史面貌。二是档案管理作为高校基础性工作，同时也是高校各项教学工作顺利开展的重要环节。鉴于此，要想了解某高校的教学管理水平高低，只需要对高校档案管理工作进行分析便可得出答案。换句话来讲，高校档案管理质量的高低，对于高校教育事业的发展具有重要的现实意义。

二、高等院校档案管理服务职能及现状

(一) 档案服务职能社会化

网络时代的到来，促进了数字化技术的推广及应用，并且在教育教学环节得到了有效渗透，随着高校教育教学工作的不断推进，为了满足当前高校各项工作的需要，高校注重加强了各方面的建设，校园网在校园内安家落户，为高校各项工作的开展提供了保障，滋生了许多电子文件，为实现档案信息化管理提供了重要的基础。在保证当前工作的基础上，随着网络技术的快速发展，促进了档案资源的高效利用，为不同使用者提供丰富的资源，使得高校档案管理智能发生了根本性的变化，实现职能的多样化。

(二) 宣传交易智能不断深入化

从高校档案管理工作的角度来讲，主要记载了高校不同阶段、不同环境各类原始数据，从科学领域的角度来讲，很多重要的资料都用于思想政治教育工作。尤其现阶段，从档案管理服务职能的角度来看，虽然在某种程度上有所改善，但仍然存在诸多问题，如果不能够及时将这些问题解决掉，将会影响着其职能的发挥。一是档案服务形式：根据相关实践研究表明，查询服务单一化成为档案管理常见问题，对于该问题的理解为面对面进行查询，当前这种落后的服务形式的影响下，无法满足用户的根本需求。

此外，对于当前档案的内容而言，只是单纯的体现在复写抄送方面，要想对档案进行查询，则需要出现相关证明，虽然这种模式有着一定的优势，但其工作效率相对较低，难以满足各方面需求。二是档案利用率偏低：在高校档案管理过程中，资源利用问题成为其限定因素，难以提升资源的利用率，相关档案管理人员主要将全部的精力放在档案信息的管理及整理方面，往往忽视了财务类信息的管理，导致其整体管理效率不高，其中低于10%。造成利用效率与投入资本不成正比关系。

(三) 档案管理手段较为滞后

根据相关实践调查研究发现，在高校档案管理过程中，传统档案管理法仍然占据主导地位，严重影响着档案管理水平的提升。从传统档案管理的角度来讲，档案查找往往有着较高的难度，当相关卷宗较多的情况下，不但增加了档案管理的难度，而且对于管理工作效率造成较大的影响，严重影响着档案资源利用率的提升。

(四) 档案服务种类单一

在高等院校的档案管理工作中，为了实现档案信息的提供，必须要回到学校，通过人员操作进行查询，并没有建立完善的档案数据库，当遇到某些用户或者毕业生亟需档案资料时，同时又无法及时回到学校进行查询，或者学校内网出现故障问题，就会造成无法及时获取档案信息的现象，此外，在查询档案时还要出示相关证件，不仅无法满足用户的档案应用需求，同时也严重影响了档案管理工作效率。

(五) 高等院校档案管理工作人员综合素质较低

对于高等院校的档案管理来说，许多学校都已经构建了良好的档案管理服务平台，但是在实际管理工作中，经常出现工作人员或者管理层管理意识较差，对档案管理平台的应用不够重视等问题，同时也会出现工作人员信息化专业水平不足，无法正确操作等现象。主要原因是由于在进行档案管理人员招聘时，许多院校的门槛较低，对档案管理人员的专业知识要求不严，许多管理人员的专业性管理表现不足，缺乏相关技术管理经验，从而导致信息传输效率低，工作质量较差等问题的出现，影响着高等院校档案管理工作的推进。甚至也会存在一些高等院校的档案管理人员服务意识不足，无法及时帮助用户解答问题，同时对院校内的档案信息不够了解，无法满足用户的咨询需求，另外，档案管理人员在为用户服务时，并不注重沟通交流的方式，给用户带来极差的体验，影响档案管理部门的形象，甚至还会出现档案管理人员工作散漫，不具备良好的工作态度，因此影响档案管理的服务体验。

三、高等院校档案管理工作服务职能有效发挥的措施

(一) 构建高校的档案信息网络服务平台

鉴于目前高校档案管理而言，要想实现其服务职能的发挥，则需要给予档案管理管理服务足够的重视，不断完善档案管理设施，注重加强基础设施建设。在这个过程当中，高校结合当前自身的经济情况，逐渐加大资金方面的投入，为这项工作的发展提供重要的资金保障，只有保证资金到位，才能满足档案信息化建设要求，从而推动高校信息化进程的加快，这对于高校的档案信息网络服务平台的构建提供了多重保障，不断增强其整体服务的能力，为档案管理工作的开展起到积极的推动作用，在档案管理水平的提升上提供了良好的条件。

与此同时，根据新时期档案管理的要求，高校还需要注重新媒体技术的应用，构建档案微信服务公众平台以及网上档案室，注重完善档案传播渠道。在网络服务平台建设过程中，应当注重搜集和整理档案信息服务方面的案例。此外，高校还可以构建完善的预警机制，重点加强对档案安全方面管理，制定完善的安全保护措施，降低网络故障发生的可能，避免对档案管理带来较大的影响，提高档案信息的安全性同时，促进其服务职能的发挥。

(二) 完善高等院校档案管理制度

在高校档案管理过程中，要想保证其档案管理的有效性，对档案信息的安全提出较高的要求，完善档案管理制度，为档案管理工作的开展提供制度保障，同时也为其档案管理职能发挥方面有章可循，这就需要高校档案管理部门对档案管理作出明确的规定。针对当前归档问题来讲，需要严格的对其作出规定，具体主要包括归档时间、建档标准、借阅时间等其他相关方面的内容。高校在完善相关管理制度时，必须做好以下方面工作：一是确保制度的合理性；二是注重制度的实用性。总而言之，在高校档案管理过程中，高校只有根据具体实际情况，有针对性地完善相关管理制度，健全档案管理机制，才能够确保档案管理工作得到科学落实，进而发挥出高校档案管理工作的服务职能。

(三) 提高档案管理的服务效率

随着信息化时代的到来，信息化发展目标成为衡量行业发展的重要标准，同时也使一切工作都以效益作为追求目标。高校在进行档案管理时，要用发展的眼光看待问题，要意识到信息技术的优势，以及在档案管理中的重要性，并且要注重实现信息技术与档案管理的结合，提高档案管理服务的能力，成为档案管理工作的主要发展趋势。通过档案管理服务信息化建设工作的开展，极大地缩短了档案整理分类与检索时间，对于其工作效率的提高有着积极的促进作用。

此外，在电子档案输入或查询时，高校需要建立计算机防护系统，强化档案安全管理，针对部分较为重要的档案需要对其进行纸质备份。在档案管理过程中，通过数字化技术的使用，使得档案管理工作更加便捷化，用户通过数字化技术的使用，能够根据自身的具体需要，快速查询和下载档案信息，为客户带来新的体验，同时也使得档案管理服务水平得到了提升，保证了其整体效率的同时，实现了资源方面的共享。

(四) 提高档案管理管理人员的专业素质

从档案管理的角度来分析，其各项工作的开展离不开人的因素，只有发挥人的力量，才能够提高其管理效果。在实际的管理时，管理人员素质的高低，在很大程度上影响着档案管理工作服务职能的发挥。在这种情况下，高校要根据自身的情况，为档案管理人员提供更多学习的机会，帮助其提高专业素质。要想实现当前这一目标，需要以档案管理为基点，有针对性地进行培训，主要以档案知识为主要培训内容，强化安全教育，增强档案管理人员服务意识的同时，使其整体服务能力得到提高，这对于档案管理工作的服务职能发挥提供了保障。针对具体培训的结果，还应当完善考核制度、督促其不断完善自我，以此来保证其服务职能的有效发挥。

(五) 提高多元化的档案管理服务形式

高职院校的档案管理工作内容繁杂，档案信息内容比较丰富，为了更好地为全校师生提供档案信息的查询工作，必须构建完善的档案管理服务体系，开展多元化的服务和管理形式，从而满足不同人群的需求。在以往的高等院校档案管理服务中，由于服务种类过于单一，导致很多服务无法满足用户需求，在实际档案管理服务中，以往都是采用传统的面对面指导查询服务，很少通过互联网进行档案管理和服务。所以，为了更好地使用户获取到自身所需要的档案信息，必须要亲自进行面对面查询，同时还需要相关部门开具一定的身份证明，才能完成档案信息的查询工作，这样的工作方式不但繁琐，同时也需要耗费大量的人力物力，降低了档案管理服务效率，影响正常档案管理工作的开展。

随着互联网的全面发展，彻底打破了传统面对面服务的局面，通过计算机网络平台的构建，可以实现远程档案管理和服务，极大地提升了档案管理服务效率，同时也为用户提供了多渠道的档案服务方式。因此，在高等院校的档案管理服务工作中，必须结合计算机网络技术，实现多元化的档案管理服务形式，通过这种多形式的档案管理工作服务，可以使师生通过互联网平台进入校园档案资料库，通过网上认证，就可以轻松地检索和获取所需的档案信息，这种全新的档案管理形式实现了档案信息服务类型整合，用户通过输入关键词即可查询档案，有效地缩短了面对面的工作效率，同时也提升了高等院校档案管理服务工作质量，另外还具备资源共享的效果。

然而，就以往的高等院校档案管理服务工作模式来说，通过面对面的服务具备一定的人性化服务，但是如果用户的时间和地点等因素不允许，就可以通过开具证明以及官方网站等留言咨询，全面丰富了高等院校档案管理服务的工作模式，使高等院校档案管理服务工作更加便捷。

(六) 加强高等院校档案管理的教育培训与宣传工作

为了更好地提升高等院校的档案管理服务水平，还应该积极做好教育培训与宣传，积极引入优秀的档案管理信息化人才，开展多渠道人才的招聘，打造一支高素质、高技术、高水平的档案管理技术团队，同时积极开展档案管理教育培训计划，定期进行档案管理信息化服务讲座，更新高等院校档案管理工作人员的专业知识和技能，同时加强高等院校档案管理人员的交流与沟通，鼓励档案管理人员提升自身的知识体系，不断学习全新的技术和理念，营造一个和谐的学习氛围，同时学会分享全新的学习技术和经验，使高等院校档案管理服务工作水平得到全面提升。

另外，学校还应该加强高等院校档案管理服务的宣传，积极举办各类的展览活动，展现出档案管理的文化价值。在高科技飞速发展的今天，为了满足时代的发展需求，高等院校档案管理服务工作还应该积极引入先进的理念和技术，提高高等院校档案管理服务水平，实现高质量、高效率、高速度的档案管理，满足未来发展需求，在进行高等院校档案信息的录入时，为了提高信息的隐私性，还应该应用先进的科学技术，构建完善的计算机防护系统，对重要的档案信息进行重点备份，同时构建完善的档案信息数字化档案库，方便用户对档案信息的下载和上传工作，全面提升了高等院校档案管理服务效率，满足高等院校师生对档案信息服务的多元化需求，同时也保障了高等院校档案管理服务质量的提升，对当今时代高等院校档案管理工作的未来发展具有重要意义。

四、结语

档案管理作为高校重要的组成部分，通过档案管理工作的开展，有助于为高校各项教育工作的开展提供保障，对高校的发展具有重要意义。高校要提升对档案管理的认识，并且将其纳入到日程管理上，给予这项工作足够的重视，根据档案管理工作的要求，不断完善档案管理制度，健全档案管理机制。在保证当前工作的基础上，还需要高校注重信息技术的运用，构建完善的档案信息化管理系统，提高高校档案管理工作的服务质量，使其服务职能得到有效的发挥，进而推动高校教育事业的全面发展。

参考文献:

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[2]景通.论怎样发挥职业院校档案管理服务职能[J].科学中国人,2016,6

[3]方红.高职院校档案工作服务职能的提升策略[J].长江工程职业技术学院学报,2015,4:66~68

文章来源：舒娜.高等院校档案管理工作的服务职能及其有效发挥研究[J].产业与科技论坛,2021,20(13):249-251.