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高校档案管理中信息资源共享模式构建的途径

2021-08-02 77 上传者：管理员

摘要：随着我国现代化信息技术的飞速发展，使得传统的高校档案管理模式已经不能满足社会发展的需要，一直以来，各个高校的档案管理工作都存在着管理模式落后、重视程度不够、信息化建设不足等问题。因此，高校应该积极创新档案管理工作模式，及时建立档案信息资源共享模式，从而为师生和社会提供更好的服务，满足高校自身的发展需要。本文主要对高校档案管理存在的主要问题进行分析，然后说明了高校档案管理中信息资源共享模式构建的意义，提出了高校档案管理中信息资源共享模式构建的途径，从而保证高校档案管理工作的高效、有序的开展。

关键词：
信息共享
信息资源
档案信息
档案管理
高校档案
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作为高校的宝贵资源，档案信息资源是学校发展的重要记录，记录并保存着学生从入学以来的活动成果、思想面貌、学习成绩、教师的教学成果和科研业绩等等，对高校及师生都有着重要的价值和意义。高校档案管理工作就是对这些重要的信息资源进行整理和保存，具有独立性、封闭性、依赖性等特点。因此，在信息化时代背景下，高校档案管理工作必须实现现代化、共享性及信息化。科学的利用信息化技术促进高校档案管理工作的开展，加速构建信息资源共享模式，从而将高校档案信息资源的价值充分发挥出来。

一、高校档案管理工作概述

高校档案就是指高校在招生、教学以及科研等活动当中记录下来的对学校、师生或者社会有价值的一种内容，其形式主要有文字、报表、视频等等。一般而言，高校档案管理工作主要包括信息资源的输入、输出、处理、存储等过程，属于信息控制的范畴当中。然而高校档案又和其他类型的档案具有一定的差异性。首先，信息资源积累速度较慢；其次，管理过程具有阶段性的特点，档案管理工作主要依赖于档案的形成者；最后，对于社会领域而言具有封闭性的特点。

我国的高校档案管理模式来自于国家最初实施的计划经济模式，具有高度统一的管理模式特点，其档案管理和相关的工作人员都是各级政府进行任命。所以，各个高校间的档案管理工作是封闭不连通的情况。而档案信息也保存在高校的档案室当中，不会对外开放，不支持资源的共享。在这一前提下，高校档案管理工作在一定条件下发挥了突出的作用，建立了科学的管理制度和管理体制，但是仍然存在着各种各样的问题。

二、高校档案管理存在的主要问题

1. 高校对档案管理工作的重视程度不够

档案管理工作需要高校各个部门以及全体师生的共同努力及配合，但是大部分高校都没有对档案管理工作给予充分的重视，忽视了档案管理工作对高校自身发展的重要性，从而给档案管理工作带来了信息资源不完整、更新不及时等一系列的问题。此外，由于高校领导的重视程度不够，使得档案管理工作缺少必要的资金支持和技术支撑，造成档案管理工作停滞不前。再加上档案管理设备的陈旧、老化，使得一些高校的档案室过于陈旧、简单，大部分纸质档案出现破损、照片损坏等问题，这都给档案管理工作带来了不利的影响。

2. 高校档案管理工作的信息化水平有待提高

目前，虽然大部分高校都已经使用了较为先进的办公设备，但是信息化档案管理机制尚不成熟，还存在着很多问题。比如，缺少整体规划、信息资料处理能力不足、信息化技术的应用范围较小等等。对于核心化的数据分析、信息优化与共享等方面而言，虽然一些高校的档案管理工作有所涉猎，但是整体的信息化程度不高，信息化建设水平有待加强，所以给高校档案管理工作的顺利开展带来了阻碍。

3. 高校档案管理工作人员的专业素养有待提高

档案管理工作人员直接决定了档案管理工作的质量及效率。但是大部分高校的档案管理工作人员缺少专业的素养，并且工作态度散漫，没有认真、严谨的对待档案管理工作。其主要原因有两个方面，首先，高校对档案管理工作人员的选聘较为随意，任务分配也存在着一定的问题，使得专业水平存在较大的差异性，档案管理工作人员不能履行相应的职责；其次，高校对档案管理工作的重视程度不够，没有定期对工作人员进行培训，使得档案管理工作人员容易产生松懈、懒散的态度，严重阻碍了高校档案管理工作的创新发展。

4. 档案信息服务过于单一化

高校档案管理是由多个类型的档案组成的一个整体，不同类型的档案应该有相应的功能作用，要充分的发挥出其作用。高校档案的服务对象不仅包括师生和科研工作者，还应该包括部分社会公众，但是就目前来看，高校档案服务社会这一功能并不突出，信息服务过于单一化。这主要表现在两个方面，一方面传统档案管理模式的束缚；另一方面档案管理结构有待完善。

5. 高校之间不能做到信息的互联互通

一些高校的档案管理思想较为传统，认为信息资源不能对外公开，要做好档案信息的保护工作。但是这一思想具有封闭性，不能使得各个高校之间实现信息资源的共享，从而使得信息利用率得不到有效的提高。此外，还要一些虽然意识到高校之间信息互通的重要性，但是缺少必要的信息协调互通制度，使得实际的工作流于形式。

三、高校档案管理中信息资源共享模式构建的意义

1. 信息化建设的需要

在信息化时代背景下，现代化的发展模式已经成为主流趋势，各行各业也都积极的追随社会发展的步伐，不断的加强信息化建设进程，进行信息资源的整合与优化。信息资源有着重要的价值，其中包括了大量的研究成果及内容，信息化建设的重要作用就是将一些研究成果应用到其他资源当中，实现两者的整合与优化。因此，实现信息资源的共享是促进社会发展的重要动力源泉。

对于高校档案管理工作而言，其信息资源主要为科研工作者的研究成果和贡献，包括相关的科研信息、数据结构及结果等等，不仅有着重要的学术价值，而且可开发利用的空间较大，而通过构建高校档案信息资源共享体系，可以保证资源的高效利用。所以，高校要积极的开展信息化建设，促进档案资源共享模式的建设进程，从而发挥出积极的作用。

2. 公众对信息知情权的需要

传统的档案管理工作主要由相应的管理机构负责，档案管理机构也是保存信息资源的重要机构，然而传统的档案管理机构仅仅负责档案资源的管理工作，没有把档案的作用充分的体现出来。现阶段，由于档案机构以人民的受托机关的形式出现，因此人民拥有对档案信息的知情权，可以对其进行公开，提升了档案资源的利用效率。随着信息化进程的不断发展，使得传统的档案管理工作模式已经不能满足社会发展的需求，高校档案管理工作必须紧跟时代发展的步伐，保证档案资源更好的服务于社会及人民，所以构建高校档案信息资源共享模式具有重要的意义。

3. 高校实现改革发展的需要

为了强化教育教学的发展，在最大程度上满足高校改革的需求，高校必须要建立档案信息资源共享模式。

(1) 可以促进教学质量、教学水平及效率的提升

高校档案中包括很多教师以及科研人员的教学成果和研究内容，而且不同高校之间的学科优势及科研成果存在差异性，研究的重点也不一样，而实现高校档案信息资源的共享可以保证研究成果的开放性，避免出现学科的交叉，不仅节约教学资源，而且能够实现高校之间的优势互补。

(2) 对高校教育改革和发展起到了重要的促进作用

通过构建高校档案信息资源共享模式，可以提升高校的信息化水平，而且能够充分的发挥出信息资源在教育教学当中的有利作用。由此可见，高校档案管理工作的优化是完善公共服务体系的重要内容，能够满足高校师生的各项需求。

4. 提高高校档案管理工作的效率

高校档案管理中实现信息资源的共享不但可以使得高校学生的纸质档案资料得到有效的管理及存储，还可以在最大程度上满足读者的需要。此外，在对档案资料信息进行查询的过程中，只需要输入相关的信息或者序号，就能够马上获得需要的档案资源，极大的提高了高校档案管理工作的质量和效率。

四、高校档案管理中信息资源共享模式构建的途径

1. 建立完善的高校档案管理信息资源共享系统

在高校档案管理信息资源共享模式的构建过程中，需要建立完善的共享机制共享方案，保证高校档案信息资源得到充分的开发及利用。首先，要完善故障处理制度以及运行准则，强化制度保证，建立健全工作流程，形成科学、合理的高校档案管理信息资源共享系统。其次，对于档案的收集、整理、记录等工作，要有相应的运行机制，从而保证各个环节的有效进行，避免出现重大的错误。最后，要不断的完善优化高校档案管理信息资源共享系统，给师生提供一个良好的平台，提升信息资源的开放程度，加强档案资源的利用效率。还可以对部分社会公众开放，保证信息资源能够更好的服务于社会群众，从而提升信息资源共享体系的服务水平和意识。

2. 高校应提高对档案管理信息共享模式构建的重视程度

高校档案管理工作中信息资源共享模式的构建离不开院校领导以及全体师生的重视及支持，如果档案管理工作得不到有效的重视，那么虽然档案信息资源共享模式的建立条件较为成熟，还是不能得到有效的开展。因此，高校必须要在思想和行动上给与充分的重视，不仅要进行整体规划与协调，还要在各个方面支持信息资源共享模式的构建，保证设备的采购及维护工作的顺利进行。在档案信息资源共享模式构建的后期工作中，也要重视维护工作，保证资源配置的合理性，从而促进信息化管理及资源共享工作的有效进行。

3. 加大对高校档案管理工作的支持力度

由于高校对档案管理工作的不重视，使得信息资源共享模式构建的过程中出现资金不足等严重的问题，所以各个高校必须要加强对档案管理工作的资金支持力度。在构建档案信息资源共享模式的过程中，需要投入一定的人力、物力和财力，从而推动管理工作的顺利进行。此外，为了推动高校档案管理工作的信息化和现代化进程，还要具备优秀的数字档案管理条件，以便给智慧校园和数字化档案管理工作奠定坚实的基础。还要完善人才培养制度，加大资金的支持力度，及时优化各项基础设施，保证软硬件设施的完善性，从而保证高校档案管理工作的高效开展。

4. 实现对信息共享模式的顶层设计

在信息化时代背景下，高校档案管理工作也不断的引进先进的管理设备。作为信息资源共享模式构建的重要工程，高校不仅要具备信息化意识，还要具有成熟的思想意识以及完善的技术支撑，从而防止建设过程中受到技术开发方面的影响。现阶段，各个高校之间实现信息资源的共享、保证工作的协调性是需要解决的重要问题。因此，必须要做好顶层设计，由上而下的促进高校档案管理工作的改革与创新，充分的调动各个方面的积极性，从而保证高校档案管理中信息资源共享模式的顺利构建。

5. 提高高校档案管理工作人员的综合素质

高校档案管理工作人员的综合素质直接影响到了档案信息资源共享模式建立的成效以及档案信息的开发深度。现阶段，大部分的档案管理工作者缺少专业的管理技术以及信息管理能力，因此高校要充分重视人才的培养，招聘专业的档案管理工作人员，定期的对管理人员进行培训，从而提升他们的职业素养和道德水平。除此之外，高校要提高档案管理工作人员的人才选拔标准和培养制度，不断引入专业的外来档案管理人才，从而整体上提升高校档案管理工作的水平和效率，满足信息化时代下高校档案管理工作的需要。

6. 建立高校档案信息资源合成体制

高校档案信息资源实现共享不仅要服务于师生，还要面向社会。现阶段，虽然大部分高校已经实现了档案的信息化共享建设，但是由于受到诸多因素的影响，使得各种各样的问题也随之出现。此外，高校为了满足自身发展的需求，其档案信息资源共享管理体系也存在差异性，主要体现在技术、硬件以及软件平台等方面，由此出现了信息资源共享的壁垒，其档案信息资源只能用于校内的共享，不能保证信息资源的有效互通。因此，为了解决这一问题，各个高校之间的建立档案信息集成系统，建设丰富的档案资源管理库，实现信息资源的开放。

五、总结

本文通过对高校档案管理中信息资源共享意义与构建方法的研究，使我们了解到，现阶段高校档案管理工作还存在着对档案管理工作的重视程度不够、信息化水平及档案管理工作人员的专业素养有待提高、档案信息服务过于单一化以及档案信息的公开程度不够等一系列的问题，需要进一步的提高管理水平和效率，而实现档案信息资源的共享，不仅满足了信息化建设的需要和公众对信息知情权的需要，也是高校实现改革发展的需要，极大提升了高校档案管理工作的质量和效率。因此，要不断建立完善的高校档案管理信息资源共享系统，提高对档案管理信息共享模式构建的重视程度，加大对高校档案管理工作的支持力度，提高高校档案管理工作人员的综合素质，建立高校档案信息资源合成体制等，通过这些方法，构建高校档案管理信息资源共享模式，从而推动高校档案管理工作的顺利进行。

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文章来源：李建春.高校档案管理中信息资源共享意义与构建方法研究[J].兰台内外,2021(20):28-30.