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高校研究生学位档案管理的改进措施

2021-08-06 134 上传者：管理员

摘要：研究生学位档案是高校教学档案中重要的组成部分，是研究生教育水平和管理水平的直接体现，是教学与科研工作的历史记录。随着我国研究生教育事业的大力发展，研究生学位档案的管理工作成为档案管理工作的重要内容，同时也越来越受到国家的重视。本文通过介绍高校研究生学位档案的特点，针对研究生学位档案管理中存在的问题，提出相应的改进建议。

关键词：
学位档案
档案管理
知识结构
研究生教育
高校研究生
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随着我国科学与经济的快速发展，高层次知识结构人才的需求量越来越大，研究生的培养工作也越来越受到重视。在国家的大力支持和推进下，攻读博士学位、硕士学位的研究生数量正在逐年增加，相应的学位档案管理工作越来越重要。研究生学位档案不再仅仅是研究生培养的历史记录，更是高校开展科研和培养人才的可靠依据。因此，研究生学位档案管理工作已经成为高校档案管理工作的重要工作。

一、高校研究生学位档案的特点

高校研究生学位档案是指高校在培养高层次人才时，授予硕士学位、博士学位等活动中形成的具有历史价值、保存价值和科研价值的材料。主要包括：学位论文答辩申请表、研究生课程成绩单、学位论文答辩资格审查表、学位论文答辩情况表、学位论文评阅意见表、颁发学位证书证明，从申请到授予学位及研究生培养方案的实施情况，研究生培养的能力、水平和成果等材料。

高校研究生学位档案不同于其他类别档案的特点主要包括：时间特定，研究生学位档案是从研究生入学到毕业这一时期的科研、教学与学习情况等方面的记载，形成时间一般硕士为2-3年，博士为5-8年；内容特定，研究生学位档案是以每一位研究生为卷，记载的是该研究生在授予学位期间学习、成长到成才的全过程；来源特定，研究生学位档案材料的来源是由研究生学位管理部门、研究生教学与培养部门和研究生本人形成的，包括论文评阅人、答辩委员会、学位评定委员会等人员和部门；利用特定，研究生学位档案是研究生人生中一段时期的阶段性记载，包含了研究生这一时期的科研成果和个人隐私等相对保密性的材料，不经本人授权，其他利用者及用人单位均没有查阅该学位档案的权利。

二、高校研究生学位档案管理存在的问题

(一) 档案管理意识薄弱

研究生工作是由研究生院行政主管，研究生学位档案则是由研究生所在院系进行管理，然后移交档案馆存档。在学位档案从生成到整理再到归档的过程中，由于研究生所在院系负责人日常工作繁忙，对学位档案的管理缺少时间和精力；而兼职档案员没有经过系统的档案业务培训，档案管理意识较薄弱，档案管理知识及业务水平欠缺，造成学位档案的整理、保存与归档工作不能有序进行。

(二) 归档不规范

研究生学位档案的归档工作由院系负责，院系负责人负责收集、整理学位档案，并以院系为单位移交到档案馆进行存档。研究生学位档案形成的周期较长，涉及的部门较多，数量逐年增加，致使研究生学位档案收集工作的难度也逐步加大，存在学位档案材料缺失，签名不完整、缺少签章、缺页或急于归档再替换等不规范的情况，给档案馆收集整理档案的工作带来很多困难。

(三) 归档不及时

研究生学位档案记录的是研究生入学到毕业时期的经历，在研究生毕业办理离校时就应将学位档案移交到档案馆进行存档，且每年有四次学位评定委员会议，在每次委员会评定结果出台之后就应及时收集和整理学位档案并及时归档，避免学位档案的丢失和积压，为应届毕业生就业、留学提供有效的利用服务。

(四) 学位档案信息化程度低

研究生学位档案管理手段陈旧，目前归档形式仍以纸质材料为主，原始操作流程、老式的查阅方法造成许多珍贵的档案文件材料利用率低、时效性差、影响面小且达不到社会共享。随着信息化技术的发展，社会信息化程度不断提高，许多高校已经配备了计算机信息管理系统，传统的学位档案管理模式已不适应时代的要求。

三、高校学位档案管理改进措施

(一) 增强档案意识

档案管理工作是高校工作的重要组成部分，要提高领导对档案工作的重视程度，加强档案管理知识宣传力度，提高各级部门对学位档案重要性的认识，统筹安排院系负责人的工作，提高兼职档案员的档案意识，由档案馆定期进行档案培训、档案业务指导、档案宣传及档案知识竞赛等活动，定期组织茶话会、交流会和座谈会等，充分调动院系负责人和兼职档案员的工作热情，提高档案业务水平和管理能力，强化责任心。应建立档案交流工作群，线上答疑，一对一指导，随时传达档案管理法律法规、制度和标准，树立学位档案意识，确保高校学位档案工作有序进行。

(二) 规范归档流程

研究生学位档案的形成涉及到学校的各个管理部门，各部门之间要建立建全学位档案管理规范，理顺管理体制，建立良好的协作关系，加强部门间协作能力。各高校的院系负责人要切实做到对每一份学位档案抱有认真负责的态度，以严谨的工作作风做好研究生学位档案的收集、整理工作。研究生院应建立学位档案检查机制，定期或不定期地对历年和应届毕业生的学位档案的归档进行指导、检查和监督。档案馆要优化归档流程，统筹规划全局指导，对各学院部门归档的学位档案集中接收、专业整理、科学保管和合理利用。

(三) 明确归档时间

高校研究生学位档案的归档时间应根据实际工作情况确定。院系负责人应在每次学位评定委员会结束之后，将本次委员会评审通过的学位档案整理完毕，核对学位档案数据，按移交目录顺序摆放学位档案并移交至档案馆保存，做好档案移交登记，移交登记一式两份，由院系和档案馆分别归档保存，便于日后查找。研究生院应在每年四次学位评定委员会结束之后，将学位公报移交至档案馆存档。档案馆应根据学位公报数据核对已归档的学位档案信息，筛查出未归档学位档案的名单，统筹规划，改变原来的被动方式，从等待归档变为催交学位档案归档，确保年度学位档案归档工作的顺利进行，为做好研究生学位档案利用打好坚实基础。

(四) 高校学位档案数字化建设

随着计算机技术的发展，网络已渗透和覆盖到工作和生活的各个方面。高校计算机信息管理系统升级改造也在如火如荼地进行着，作为“智慧校园”档案信息化服务的一项重要内容，学位档案数字化建设势在必行。高校学位档案信息化建设应从制度、设备和人员三方面入手。

四、小结

首先制度方面，要指顺应时代的要求，必须改进和转变管理制度和手段，制定电子文件、元数据归档范围与归档制度，确定电子文件归档格式，电子文件保存规范，电子文件保密实施细则等操作流程和制度。为学位档案信息化建设的有序进行，在过渡时期应实行纸质材料与电子文件归档相结合的方式，并应在各项准则试运行过程中不断提出改进方案与完善制度。其次设备方面，设备作为信息化建设不可或缺的重要组成部分，要加大对设备的投入，建立计算机网络信息化管理系统、数据共享平台、数据安全管理机制、网络信息推送平台，采用先进的硬件设备和操作软件，编制相应的管理程序、查询程序和利用程序，建立一个现代化、科学化和规范化的管理系统，在合理利用范围内最大程度地实现研究生学位档案科研和教学的利用价值。

再次人员方面，档案管理人员不仅是档案信息的接触者、操作者更是档案信息化的执行者，新时期的档案工作，要求档案管理人员不仅要保持原有的专业水平和专业素质，还要改变陈旧思想，树立信息化建设理念、创新意识和网络安全意识，加强计算机使用技能，增强信息化服务能力，以数字化的手段提高工作效率，为高校师生服务。高校研究生学位档案既是重要的历史资料，更是体现一个学科、一个部门乃至一个学校的综合能力的可靠依据，是高校各个部门通力合作的结果。作为高校研究生学位档案的管理者，要提高对本职工作的责任心和使命感，保障学位档案的完整性与真实性，保持和促进研究生学位档案的有序管理和持续发展。

参考文献:

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[2]刘屹颖.高校研究生学位档案的管理[J].卷宗,2014(6):22-23

[3]蓝天娇.高校研究生学位档案管理探析[J].时代文学(下半月),2010(9);205-206

文章来源：王世潇,安琪.高校研究生学位档案管理探究[J].机电兵船档案,2021(04):52-53.