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中职院校文书档案管理工作改善策略

2021-05-06 126 上传者：管理员

摘要：文书档案管理工作在中职院校各职能科室均属于一项重要工作内容，相关管理者要按照一定周期对各类文书档案进行系统化的整理与处理，并逐步提升文书档案管理水平，以满足中职院校多方面档案管理及使用需求。目前，很多中职院校在开展文书档案管理工作期间，在管理理念、管理机制、管理人才、管理手段等方面均存在一定不足，难以保证档案信息的完整与准确。为此，本文着重探究如何做好中职院校文书档案管理工作。

关键词：
中职院校
文书档案
档案信息
档案管理
职业院校管理
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中职院校在开展档案管理工作中，涉及到多种多样的档案载体形式，文书档案作为主流载体，在院校档案管理工作中属于核心内容。中职院校加强文书档案管理工作，能够为院校多项活动与工作的开展提供重要信息，需要中职院校高度重视文书档案管理工作。但实际上，目前中职院校开展文书档案管理工作还存在诸多不足，整体管理质量与管理水平有待提升。为此，本文着重探究如何做好中职院校文书档案管理工作，为相关管理者提供一定参考，促使文书档案管理水平逐步提升。

一、中职院校文书档案管理工作现状

(一) 缺乏正确的管理理念

中职院校日常管理工作开展期间，一个重要内容就是文书档案管理，而目前很多中职院校管理层不够重视文书档案管理工作，觉得该工作只是简单收集与存放各种文件材料，只要保证相关文件材料不会泄露或丢失即可，与院校建设及发展关系不大，未深刻认识到文书档案管理的真正价值与作用。而在管理层缺乏正确的文书档案管理意识基础上，院校对于文书档案的管理工作缺乏必要完善的基础设施配置，在管理工作开展中有关的设备、库房等各种基础硬件明显滞后，并且各项基础设施在日常维护及防火防盗等方面经常不能符合有关法规要求，院校目前对文书档案管理的资金投入只能维持相关管理工作正常运转，不利于管理创新与管理发展[1]。

(二) 缺乏健全的管理机制

中职院校文书档案管理工作水平直接体现着院校教育教学水平。在院校管理中，档案管理属于一项基础工作，其与院校教学水平、教学质量正相关。中职院校包含很多文书档案种类，有科研档案、学术档案、教师档案、学生档案、教学档案等，而因为很多院校管理者对文书档案未树立正确的管理理念，也不注重针对该项工作建立统一的管理机制，影响管理工作的规范性。直观讲，如果一个中职院校不能完整、准确地保存教师与学生的基本资料、学生就业统计、学术成果表现和形式等基本信息，那就意味着该院校存在很大的管理问题。为此，中职院校要注重针对文书档案管理建立健全的管理机制，为各项管理工作提供必要参考依据。而目前一些中职院校依旧受到传统思维等影响，不够关注文书档案管理机制的合理化、健全化制定，也不够关注对相关工作建立监督机制，直接影响着实际管理效率和质量。

(三) 缺乏专业素养高的管理人才

同样的，因为中职院校管理层对文书档案缺乏正确管理理念，所以也不注重为档案管理部门引入高素质、专业化管理人才，在人员专业化水平不高情况下，很难高效开展各项档案管理工作，也不利于体现文书档案的数据支持作用和角色价值。另外，中职院校对既有文书档案管理者缺乏专业化、系统化的培训，致使其在工作中未体现强烈的主动服务意识，无法确保各项管理工作开展的规范与科学，在档案管理信息化建设方面缺乏良好的参与程度，直接对文书档案调取与使用效率产生影响，不利于文书档案的规模化利用与开发。

(四) 缺乏信息化管理手段

目前，很多中职院校开展的文书档案管理工作所使用的方法还是传统方法和技术，整体管理工作体现出的信息化程度普遍偏低。一方面，文书档案管理工作者缺乏强烈的信息化技术应用意识，大多管理者在对信息技术缺乏充分理解与认识基础上，不关注在文书档案管理期间主动应用有关技术。另一方面，目前中职院校在文书档案管理工作当中应用的信息化技术存在很大局限性，大多信息化管理主要体现在使用基础性的办公软件，或通过网络传输有关资料与文件、通过社交平台沟通工作问题等，很少会使用到大数据、云计算、区块链、物联网等高科技技术，这一定程度上也阻碍着文书档案管理效率的全面提升。

二、中职院校文书档案管理工作改善策略

(一) 树立正确的管理理念

一方面，中职院校管理层要及时转变传统思维，正确认识文书档案管理工作在院校建设及发展中的重要作用，并自上而下传递现代化文书档案管理思维，使院校全员树立档案管理意识。为了实现这一点，中职院校要积极通过视窗系统、网络系统对文书档案管理及相关法律法规进行宣传，使院校师生对文书档案有一个正确的了解，并关注档案的收集与使用，在此基础上促使文书档案管理者不断增强主动服务意识，促进档案的利用与开发。另一方面，要适当提高文书档案管理工作在中职院校中的地位，明确各部门日常工作包含档案管理内容，要求各部门高质、高效提交有关资料与文件。同时，为了使文书档案管理工作更加高效与顺利开展，要注重在不同部门之间建立沟通机制，加强彼此协作。

(二) 建立健全的管理机制

首先，中职院校要制定健全的文书档案相关管理制度，结合院校实际情况不断完善与补充相关制度，保证各项管理工作有据可循。在文书档案管理相关制度制定期间，要根据该工作的特点，明确划分各部门在文书档案管理方面的职责，确保文书档案在收集、分类、整理、保存、编目、立卷等环节均全面落实标准化程序，保证管理的合理、科学。其次，院校行政主管部门及档案管理部门要对文书档案管理工作加强监督管理，定时或不定时地对相关管理人员实际业务开展情况进行检查，并把检查情况和绩效挂钩，促使有关管理人员不断提升工作积极性，并在此基础上维护档案的安全与准确[2]。

最后，中职院校要针对文书档案管理工作构建系统化组织体系，保证相关管理工作的系统性、连续性，各部门协同配合。院校在文书档案管理工作相关组织网络建设期间，要专门设置档案管理人员，各职能部门根据实际情况进行兼职管理员的配备，所有管理人员均要基于院校业务需求，根据有关管理制度与规章细则明确分工，保证各部门明确掌握自身职责，在分工合作过程中不断提升文书档案管理质量与效率。

(三) 强化人才队伍建设

一方面，中职院校要注重培养文书档案管理工作者的党性修养及政治素质，确保相关工作人员能够正确认识政治理论，政治立场鲜明，忠于国家、忠于党，具有诚信友善、爱岗敬业、刻苦学习等优良品质。另一方面，要对文书档案管理人员加强专业化培训，使其不断提升专业能力与水平。中职院校要主动引入专业的档案管理人才，优化档案队伍结构。同时，要对既有档案管理者加强常态化培训，建立相关培训机制，在院校培训计划中纳入档案管理人员的专业化培训工作，做好系统安排，使有关人员可实现多层次实践，并逐步提升人员的问题解决能力及主动服务能力。院校还要注重为各文书档案工作者提供交流平台与机会，使各工作者在不断交流中相互学习，全面提升业务素养。同时，要注重对兼职文书档案管理者进行业务培训，使其逐步提升专业素养和职业道德素养。

(四) 利用信息技术创新管理手段

中职院校要针对文书档案管理加强信息化建设，为有关工作提供必要的基础硬件设施，建立信息化档案资源库，以保证有关档案可及时共享，促进资源开发与利用，并为各类院校工作提供有效依据，保障资源安全。不过需要注意，在信息化系统建设期间要同步建设备份资料，不断升级杀毒软件及防火墙装置，提高信息化系统的可靠性、安全性[3]。在信息化文书档案管理系统建立基础上，要注重创新管理手段，以数字化手段对传统档案实现再加工，促使所有档案全部实现信息化，为后续档案应用提供优质服务，条件允许情况下还可全方位建立数字档案室。

三、结束语

中职院校文书档案管理工作质量及水平直接体现着院校管理水平，为有效促进中职院校改革及发展，要深入思考如何做好中职院校文书档案管理工作。中职院校在开展各项文书档案管理工作期间，要注重树立正确的管理理念，建立管理机制，强化人才队伍建设，并利用信息技术创新管理手段，促进中职院校文书档案管理质量及效率的不断提升。

参考文献：

[1]陈雁.中职学校文书档案管理工作的现状及对策[J].兰台世界,2019(1):197.

[2]张胜春.浅谈如何加强中职学校学生档案管理[J].科教导刊(电子版),2019(6):71.

[3]刘妍.做好新时期中职学校档案管理工作的关键环节[J].传媒论坛,2019(20):145.

刘安玉.如何做好中职院校文书档案管理工作[J].发明与创新(职业教育),2021(04):166+168.