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医院档案管理中档案管理模式创新与优化研究

2025-03-27 83 上传者：管理员

摘要：在医院发展规模不断扩大与医疗技术水平不断提高的背景下，医院档案管理工作的重要性日渐凸显，为做好医院档案管理工作，必须结合当前社会发展特征与医疗行业发展需要进行管理模式创新与优化，为医院评审及更好地发展提供助益。在医院实行医疗信息化的过程中，档案管理模式的改革尤其重要，为做好档案管理模式的创新与优化工作，需要从收集、存储、利用和管理等要点进行，为档案管理工作更好地落实提供助益。

关键词：
信息数据
医学研究资料
档案管理
模式创新
管理模式
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医院档案包含诸多信息数据,如日常运营记录､医学研究资料以及临床数据等,对实现医院持续高效发展有着积极的促进作用｡传统的医院档案管理模式主要以人工为主,进行档案的收集､整理､借阅､存储和保管等,管理模式难以保障管理质量,且效率低下｡在新一代信息化技术持续深入发展的背景下,医院档案管理模式也在不断创新和转型｡因此,档案管理模式改革已经成为当下医疗信息化发展重点关注的内容｡

1、医院档案管理创新与优化的实施背景

随着医院高质量发展及医疗技术的快速发展,对档案管理提出更高的要求及挑战｡以前传统档案管理主要以人工为主,进行档案的收集､整理､借阅､存储和保管等,存在数量庞大且部分档案出现损毁流失､病案记录滞后不完整不准确而影响病案质量､业务量扩大增加档案存储压力､利用者实地查看影响档案利用效率､档案管理人员需具备医学知识､信息技术､编码技术及法律知识等,以上问题极大地影响了档案管理质量,影响了医院快速发展｡

为促进医院改革发展､提高档案管理质量,依据《档案法》《二级公立中医医院等级评审标准实施细则》《国家中医药管理局中医医院信息与数字化建设规范(2024版)》《医疗机构病历管理规定(2013年版)》《山东省中医病历书写与管理基本规范(2021版)》等法律法规和规范,胶州市中医医院以高质量发展为导向,以业务应用为核心,以数据资源为关键要素,充分运用新一代信息技术,重塑档案管理与服务模式,推动医院业务与信息技术深度融合,构建中医药特色鲜明､档案管理规范､系统安全高效､信息互通共享的智慧中医医院｡在探索“互联网+”背景下,创新与优化医院档案收集､整理､借阅､存储和保管等,以促进医院高效持续发展｡因此,在实际档案管理中应注重困境与分析解决,保障档案管理工作更好地落实｡

2、医院档案管理中档案管理模式创新与优化策略

2.1注重档案管理工作落实深入

为避免因档案管理重视度不高而导致档案管理实效问题,医院注重深入落实,建立和使用电子档案管理系统,实现档案的电子化､数字化和网络化,提高档案管理效率和准确性,便于档案查找､存储和共享｡胶州市中医医院整理归档各类档案2170余卷､电子文件6100余份,病历(住院､健康体检等)50余万份,并对保存年久的老病历进行扫描11万余份总计200余万张,涉及文书､会计､病历､声像､基建､实物等12个门类,全部达到规范化标准,在全市卫生健康系统年度档案检查中达到优秀标准｡

胶州市中医医院建立专职档案管理团队,开展档案教育培训和学术研究宣传工作｡举办院内专兼职档案人员业务培训班､病历档案管理健康培训班､档案新入职人员上岗培训等业务培训;组织档案人员参加国家､省､市档案主管部门开展的档案法律法规等培训｡重视档案信息资源开发利用工作｡制定档案归档､借阅､保管､销毁､利用等制度及操作规程,建立档案管理评估､检查和监督机制,建立良好协作机制,确保信息共享和档案管理的一致性,在提高档案管理效率和质量的同时为医院发展提供强有力的支持｡认真编写组织机构沿革､档案利用典型事例汇编､典型病案汇编等参考资料10余种近30万字,为《胶州市卫生志》《胶州卫生年鉴》等供稿5万余字,接待查档复印人员3.5万余人次,提供利用档案复印病案3万余卷次｡尤其是在二级甲等中医医院等级评审､大型医院巡查､年度财务审计､国家医保检查､基建项目改建等工作中,电子档案资源为相关工作顺利开展发挥了重要作用｡

2.2重视数字化档案管理推进

随着信息化的迅猛发展,医院数字化档案管理的推进尤为重要,极大提高了档案管理质量,促进医疗服务与管理决策｡胶州市中医医院全力落实数字化档案管理工作,一是加强数字化档案硬件建设,达到较高水平｡档案室包括库房､查阅室､办公室三室分开的400多平方米综合档案室,做好全部密集架､空调､扫描仪等设备的维护,硬件建设达到了全市同级医院领先水平｡二是应用临床HIS信息管理系统､电子病历EMR系统､健康体检管理系统等,综合利用患者的病历信息,建立运用电子文档管理系统｡加强档案归档工作,把住材料收集关､守住案卷质量关､严控整理规范关,确保各类档案归档率､完整率达到100%｡三是挖掘利用数字化档案资源,做好中医药档案数据及知识储存｡对古籍文献､现代文献､诊疗活动､名中医医案等信息1100余份整理录入系统,为中医药知识与资源共享传承提供数字化支持｡在此基础上积累名老中医翘楚经验,建立名医流派传承谱系,采集名医文献验案,挖掘与应用名医经验,为中医药传承发展提供支持｡中医药档案资料信息中蕴含着从古至今丰富的治疗案例与临床数据,为中医药的研究创新提供了珍贵素材,通过对档案资源的整合与利用,挖掘中医药的现代价值,为中医药的深入研究奠定基础｡

2.3完善信息化档案管理程序体系

在医院档案管理模式的创新和优化中需完善信息化档案管理程序体系,规范档案管理,提高管理的有效性｡胶州市中医医院优化档案管理程序体系,从人力､物力､财力等多个方面为档案资源建设提供重要支持｡针对档案收集整理归档的多个环节,制定明确的管理规范,利用制度加速档案资源尤其是中医药档案资源的建设,保障档案信息多元化､归档规范化､保管安全化｡根据医院发展特色,对档案包括病案50余万份进行电子化及纸质版收集归档,并扫描保存年久的老病历11万余份总计200余万张｡除提高档案管理人员综合素养外,优化考核制度,建立详细的岗位责任制,明确工作职责,将档案工作成效纳入年度考核中,提高档案管理质量｡此外,建立档案管理监督与评估机制,定期检查和评估,发现问题及时改进｡通过以上策略的实施完善医院档案管理的信息化程序体系,提高档案管理效率､精确性和安全性,对医院高效发展有着积极的促进作用｡

2.4建立科学完善的档案管理制度

档案管理是医院管理工作的重要组成部分,对于医院的健康发展具有重要的支持作用,其中建立科学完善的档案管理制度是医院档案管理模式创新与优化的关键所在｡胶州市中医医院建立健全“医院档案管理办法､立卷归档制度､档案归档范围､保管期限表､档案保管和借阅制度､病案管理制度”等规章制度并印发执行;成立档案管理工作领导小组,将档案工作列入长期发展规划､领导干部年度考核目标,完善了档案综合管理工作三级网络管理｡建立档案分类体系,便于档案的检索､利用和管理工作,明确各类档案的归档时间､归档要求及归档程序,确保档案归档的及时性和规范性｡在档案形成､整理､归档等环节设立审查与审批程序,制定档案利用､保密､安全防护制度､备份制度等,积极推进医院档案信息化建设｡注重持续改进与监督,定期对档案管理制度进行审查和修订｡通过以上措施的实施,医院建立科学完善的档案管理制度,为医院档案管理提供有力支持,从而更好地服务于医院高质量发展｡

3、医院档案管理模式创新与优化的意义

3.1助力于提高档案管理的有效性

医院档案管理模式的创新与优化可建立更加高效､自动化的档案收集流程,确保档案及时､准确和完整｡引入先进的管理系统提升档案整理效率,实现档案快速检索和利用｡胶州市中医医院在2024年度二级甲等中医医院评审中,充分提高档案管理的有效性,利用和挖掘档案资源,共制定规章制度如医疗质量､医疗管理､门诊､输血､医技､护理､疾控､药事､院感､综合管理､财务管理､教科管理､信息保障､医学设备保障管理､后勤物资保障管理和医保等18大类467项｡制定岗位职责如医疗岗位､护理岗位(急诊､血液净化､手术室､发热门诊､感染科等)､影像､检验､药剂､院感､医学伦理等岗位职责150余项｡制定工作流程图如急诊患者就诊及手术､危重病人抢救､急性脑卒中抢救､传染病等突发公共卫生事件上报､职业病暴露处置､压力性损伤风险评估报告和处置流程､医保门诊慢特病患者就医､入出院办理等120余项｡制定应急预案如突发公共卫生事件､医疗救援､突发群体外伤事件､血源性病原体职业暴露､食品安全突发事件､化学中毒危害事故､药物不良反应事件､药害事件､医疗设备应急预案等方面的应急预案110余项,各项业务工作形成档案加以规范落实,并顺利通过了山东省卫生健康委员会的二级甲等中医医院评审,凸显了档案管理的有效性及共享､整合与利用效果｡

在档案安全管理中推出数据存储技术､人脸识别医保管理及病历书写､访问控制等举措,确保保密性和完整性｡档案管理模式的创新与优化助力于提高档案管理的有效性,主要体现在优化档案收集流程､提升档案整理效率､增强档案安全性､提高档案利用效率等方面,提高了医院等级,提升了综合服务能力｡

3.2助力于凸显档案管理的实时性

传统手工档案管理模式存在着信息获取､整理和更新等困难,易导致信息滞后､数据不准确,而创新和优化的档案管理模式通过引入现代化的信息手段,实现档案信息的快速录入､查询和更新,有助于提高工作效率｡同时在医院的日常运营中,实时的档案管理信息对于医生的诊疗决策､护士的护理工作以及管理员的统筹规划都具有重要作用,通过创新和优化的档案管理模式可以实时获取和传递档案信息,为医疗人员提供及时的信息支持,能够提高医疗服务的效果和质量[1]｡胶州市中医医院通过运用实时临床HIS信息管理系统､电子病历EMR系统､健康体检管理系统､病案管理系统及各类医学专业软件等对病历档案50余万份进行数据化､信息化管理,并对保存年久的老病历进行扫描11万余份总计200余万张,加之远程医疗､远程教学等数字化管理,为科研教学､健康大数据分析等提供精准服务,对提高群众全生命周期的健康水平､促进管理人员决策､临床诊治等都起到了至关重要的依据作用｡总之,引入标准化的档案管理流程和规范化的数据存储格式,大大增强了医院管理科学化和规范性｡

3.3助力于凸显数据共享和交互性优势

创新和优化档案管理模式助力于实现医院档案数据内部与外部机构之间的互联互通､信息共享,为医院与国家､省､青岛市级协作提供支持,通过信息加密､权限控制､审计等形式确保数据在传输､存储和使用过程中的安全性｡目前,胶州市中医医院已整体纳入胶州全市区域一体化信息建设,推进数字健康变革创新各项工作,实现了跨越式发展｡

创新和优化档案管理模式有助于提高医院的服务质量,通过提供丰富､及时､准确的档案信息能够为临床诊疗､科研教学､患者服务等业务领域提供有力支持,可提高医院的整体服务水平｡而且创新和优化档案管理模式有助于为医院决策提供有力支持,通过对档案数据的挖掘和分析,医院可以获取有关业务运行､患者满意度､资源配置等方面的数据,为管理层提供有益的决策依据[2]｡此外,胶州市中医医院通过整合各类医疗资源,如临床HIS信息管理系统､电子病历EMR系统､实验室LIS系统､PACS检查系统､DUCG智能辅助诊断系统､影像远程会诊系统､健康体检管理系统及各类医学专业软件等,为教科人员提供全面､准确的档案数据,为医疗服务创新提供支持,胶州市中医医院在青岛市医疗护理创新案例中屡次获奖｡总之,医院档案管理模式的创新与优化有助于凸显数据共享和交互性优势,胶州市中医医院结合实际积极探索适合自身发展的档案创新管理模式,在全市档案管理工作中成绩突出｡

4、结束语

总而言之,医院档案管理的创新与优化直接关系到医院的高效持续发展｡因此,在实际档案管理中应注重困境与分析解决,以保障档案管理工作更好地落实｡本文从四个方面进行了分析,论述了医院档案管理创新与优化的背景､困境,并提出了具体的解决对策､实施意义,希望能够为医院实现档案管理创新与优化提供助益,为医院更好地发展进步提供有力支持｡

参考文献:

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文章来源:孙丽丽.医院档案管理中档案管理模式创新与优化研究[J].兰台内外,2025,(09):21-22+28.