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精细化管理背景下公立医院差旅费报销问题与对策分析

2024-11-28 142 上传者：管理员

摘要：差旅费报销是公立医院财务工作的常见业务，在传统管理模式下，差旅费报销存在报销难、流程和手续繁杂、耗时费力等问题，也容易受主观因素的影响，导致报销出现差错，对财务管理和成本控制产生影响。为提高差旅费报销效率和质量，公立医院需实施精细化管理，加强财务智能报销系统建设等。本文分析了公立医院差旅费报销存在的问题，提出了解决办法，以提高公立医院财务管理水平，降本增效。

关键词：
公立医院
差旅费报销
精细化管理
财务报销
财务管理
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新经济背景下，各行业的发展都要将转型升级和降本增效结合起来，这对财务管理和内部控制工作的开展和实施提出了更高要求。财务报销是财务管理的重要内容，以往财务报销主要采用窗口式报销、投递式报销、网上报销这三种方式，每种报销方式各有优劣势。但总体上来说，传统报销模式存在报销效率比较低、报销审批比较缓慢、信息滞后、报销偏差等一系列问题。差旅费报销的发生频率高、审核标准多，使得差旅费报销管理的难度更大，再加上精细化管理工作不到位，从而导致报销效率和质量不高。基于此，各单位组织需要持续优化报销流程，创新报销管理模式和方法，在信息化和数字化的时代背景下，还要积极促进数字技术在财务管理和成本控制工作中有效应用，加强无纸化财务智能报销系统建设，切实满足财务报销工作需要，解决和处理“报销繁”的问题。

一、公立医院差旅费报销常见模式

差旅费报销是财务报销和财务管理工作中的常见业务，差旅费报销的发生频率高、审核标准多，一般采用窗口式报销、投递式报销、网上报销这三种方式。

窗口式报销。这是传统的一种报销模式，随着会计电算化、财务管理信息化及数字经济的持续发展，这种管理模式逐渐被淘汰。主要是因为过程中可能需要报销人员多次前往财务报账窗口，后续财务人员对有关资料的审核也不太方便，整个过程单据填写量大，报销效率不高。

投递式报销。指的是将报销材料和有关单据、票据凭证等放入专用袋，投递给财务人员，等待审核和审批，过程中可能因为沟通不便，导致出现报销偏差、报销不透明的情况。

网上报销。借助网上报账系统进行，只需要依照相关流程和步骤操作、依照规范和要求填写信息，就可以自动生成网报单，后续报销审核、修改和复核等都在网上进行。这种报销模式方便信息传递和双方沟通交流，极大地提高了差旅费报销的效率和质量。

二、公立医院差旅费报销精细化管理常见问题

（一）报销人员操作不规范

报销人员因为对相关事项缺乏全面认知，如不了解报销的流程、报销标准，没有认真阅读相关规定，在提交差旅费报销申请和材料的时候，存在时间填写不规范、票据内容不规范（如开票时间和出差时间不符、发票单位名称和税号不准确、住宿费发票选择第三方订购平台代开、发票金额超过自身职务职称级别可报销标准等）、票据资料不完整、报销不及时（如因为嫌麻烦而选择积少成多一并报销、年终集中报销等）、审批流程不合理等问题，这些问题都会影响差旅费报销的效率和质量，增加差旅费报销的难度。

（二）财务人员工作不细致

财务人员因为对相关政策文件学习不到位、解读不彻底，对报销标准等不了解，以及工作中不细致，没有严格依照规范和流程做好报销材料审核、修改和复核等工作，进而影响差旅费报销的效率和质量，甚至导致报销偏差、违规报销，引起与报销人员的矛盾冲突。例如，在一系列工作实施中仍存在收单审核不细致、遗漏关键信息；制单差错多、效率低。

（三）精细化管理未落到实处

差旅费报销通常是财务报销中最常见的一种，报销工作量大，部分医院采用的差旅费报销管理模式比较滞后，相关制度机制有待进一步完善，精细化管理工作未落到实处，无法满足实际需要。例如，部分单位仍存在各岗位人员责任不够明确、具体的情况，进而影响工作效率，容易导致一些不规范操作和漏错事项；部分单位组织开展一系列工作时，没有结合自身情况，对管理流程、管理办法等未作出动态化的调整，甚至存在照搬其他单位系统的情况，导致构建的系统与单位组织的实际需要契合度不高，在出现一些新情况和新问题的时候，可能因制度上的空白，导致无章可循，不能及时解决和处理；部分单位由于管理流程不够细化、规章制度不够完整，还没有对差旅费报销管理工作细致考核，持续改进优化，最终导致违规报销、报销偏差。

（四）信息化水平和质量不高

差旅费报销涉及的内容和事项多，包含各种票据、凭证，报销的流程和手续也相对繁杂，要层层提交各种申请并经过严格审批，一旦过程中双方沟通和交流不便、没有严格依照相关流程进行，都可能导致报销过程中出现退单率高、报销时间长和效率低的情况。随着数字技术的不断发展，医院逐渐意识到了数字化转型和信息化建设的重要性，但很多医院构建的OA系统、财务信息系统连接不足，导致报销工作的开展和实施只在事前使用OA系统进行出差申请中实现，其余环节的信息化水平不高，影响报销的效率，无法满足实际需要。

三、推进公立医院差旅费报销精细化管理的思路

（一）提高精细化管理水平

公立医院在不断发展中要充分认识到精细化管理在促进财务内控管理水平提升、促进降本增效和风险防控、加强内控管理和规范业务行为等方面的重要作用，不断提高精细化管理水平，为差旅费报销工作规范化、高效化开展夯实基础。

具体而言，公立医院要推行责任制度，使工作任务、职责具体化，有关人员对自身工作有更清晰的认知，将工作落到实处。公立医院还要加强流程管理，将繁杂的工作流程细化为可操作、可管理的环节和步骤。每个环节、每个步骤的人员都要明确自身职责和工作任务，保证对每个环节、每个步骤都清晰明确。相关人员对各项工作开展的时间点、具体要求等清楚认识，从而有效减少工作中的不确定性，提高效率和准确性。

报销人员要仔细学习和了解差旅费管理相关知识及规范，对报销的流程、报销标准、报销依据等准确把握，确保在提交差旅费报销申请和材料的时候时间填写规范、票据内容规范、票据资料完整、审批流程合理。报销人员也要养成良好的报销习惯，不要因为害怕麻烦而选择积少成多一并报销、年终集中报销，不拖延、不积压报销票据，以免增加差旅费报销的难度，同时做到据实报销，不弄虚作假。财务人员则要认真学习相关规章制度，对有关政策、规范和流程等准确把握，严格依照规范和流程落实报销材料审核、修改和复核等工作，确保收单审核细致、没有信息遗漏，规避报销偏差、违规报销、权力滥用等情况。

（二）加强公立医院无纸化财务智能报销系统建设

精细化管理强调数据驱动，通过收集、分析和利用数据来指导决策和优化流程，基于数字技术的应用，持续推进财务数字化转型、信息化建设和智能化升级。为更好地满足新时期财务报销工作的需要，公立医院应简化报销流程，提高报销效率，继续完善和优化无纸化财务智能报销系统。该系统的构建和完善是为了实现医院组织财务报销工作的标准化、线上化、流程化和自动化，同时满足报销人员提交申请、财务人员快速审批、财务发票稽核和核算工作细致开展的需要。基于数字技术的应用，实现报销数据智能采集、智能识别、智能审核、智能分析等，协助相关工作高效化实施，规避因人为因素导致的报销偏差问题，减少报销过程中的不合规票据。此外，系统要实现前端业务系统、财务系统、数据管理系统、银企直联系统等有效连接，以满足工作需要。

差旅费报销操作环节如下。

数据采集环节。系统对接商旅预订平台，上传有关数据信息和凭证，无论是文字形式的凭证，还是图片等其他凭证都可以便捷上传；还能够智能识别增值税发票、交通单据、住宿单据、培训费发票等票据，为差旅费报销提供便利。

智能检查环节。为切实保障差旅费报销的效率和质量，各项数据信息要真实、有效、合规。智能化系统可以对上传的各种票据初步检查和审查，对不合理的票据提交预约单，并及时将审核的结果告知报账人，并就票据不合规事项作出详细解释。

智能填报环节。差旅费报销需要填写的信息多且繁杂，包括出差人员的基本资料信息、出差过程中产生的各种费用和支出数额、出差的行程等等，在信息系统的支撑下可以快速完成这项工作，自动匹配、填写相关信息。

在线审签环节。财务人员可以在线上完成报销资料的审核和审批，并将结果及时反馈给报销人员，就其中存在问题的地方及时沟通、不完整的内容及时补充，不但效率更高，还能避免因信息不对称等造成的不良问题，也提高了报销的透明度。

票据流转环节。数字技术的应用使得无纸化财务智能报销系统的功能更强大、模块更完善，借助移动设备就可以登录系统，方便出差人员随时随地提交相关数据信息、票据凭证，提交差旅费报销申请，有助于提高报销效率，同时还可以规避报账人因害怕麻烦而选择积少成多一并报销、年终集中报销、拖延提交报销票据等情况。

记账支付环节。在传统管理模式下，报销资金到账需要一段时间、需要报销人员频繁往返于报销窗口，整个过程耗时又费力。随着移动支付和数字技术的不断发展，无纸化财务报销系统的功能更加强大，相关人员提交的报销申请在审核通过之后，有关凭证信息就可以一键导入系统，并自动与财务核算系统对接，根据系统内设置的智能凭证规则，自动生成记账凭证，完善职工相关信息，完成报销资金线上自动支付。这使差旅费报销工作更简便，一定程度上减少财务记账、支付的难度和成本。

（三）健全和完善相关制度机制

实施精细化管理，确保差旅费报销工作规范化、高效化开展，还需要基于实际工作需要，结合对以往工作中存在的不足和问题的分析，不断完善和优化相关制度，使差旅费报销严格依照制度机制、标准流程和要求进行。具体而言，公立医院要促进数字技术的结合应用，持续推进业财融合和一体化建设，构建一个程序更规范、功能更强大的一体化财务审计和报销平台，在其支撑下简化差旅费报销的流程和手续，打通前端和后端，方便有关工作实施，提高差旅费报销效率和精细化管理水平。不同单位组织的组织架构不同、业务范围和工作开展不同、管理流程不同，这就要求基于自身情况的考虑，制定与自身需求高度契合的管理模式、管理流程和方法，为一系列管理工作的良好落实提供依据和参考，系统规范的差旅费报销管理方法，可以使报销工作有法可依、有章可循，在出现新问题、新情况的时候，也能依照相关规定快速解决和处理，减少违规报销、报销偏差和矛盾冲突的情况。此外，公立医院为规避报销工作中的偏差和错误，需要对差旅费报销申请中的各项费用支出逐笔核对、仔细核查。在医院推行和实施公务卡结算制度，为有关工作开展提供了便利，一定程度上提高了差旅费报销的效率，减少结算环节，提高资金使用透明度和利用效率。

（四）实施PDCA循环管理与控制法

促进差旅费报销效率提高，公立医院不仅要持续完善和优化无纸化财务智能报销系统，还需要推进差旅费报销模式创新。

PDCA循环管理与控制法主要由P（计划）、D（执行）、C（检查）、A（处置）4个部分组成。它逐渐在一些复杂项目的管理与控制中应用，用于提高效率和质量，提高精细化管理水平，以及及时发现和处理各种问题，防范风险损失。公立医院差旅费报销管理的难度大，主要是因为公立医院差旅费报销在总报销业务量中的占比大。传统管理模式面临“报销难”的问题，存在报销不规范、效率和质量不高的情况。PDCA循环管理与控制法在公立医院差旅费报销管理中应用，贯穿差旅费报销的每个环节，可以提高差旅费报销效率和质量。

P—计划。设置合理的指标，包括平均单项报销被退回的次数、用户满意率、平均单项报销流程完成天数等指标，通过调查分析和考核评价工作的实施，了解现阶段公立医院差旅费报销的现状和问题、特点和实际情况，为了解决问题（如报销流程操作复杂、报销系统运行不稳定、办理时间长、沟通反馈不及时、问题解决不及时等）、差旅费报销效率和质量的提高，制定科学可行的管理计划方案，对报销系统、报销流程等不断完善优化，持续改进差旅费报销服务。

D—执行。落实好之前制定的解决方案，包括编制操作流程手册，为报销人员和财务人员熟悉报销事项、流程等提供参考，规避随意操作带来的影响损失；规范财务人员审核点，设置“AB岗”负责报销业务审核工作；实施岗位责任制，确保相关人员明确自身职责和工作内容；加强人员培训和不断完善财务报销信息系统、一体化平台等。

C—检查。公立医院差旅费报销难免会出现问题、疏漏，无纸化财务智能报销系统在长期运行和使用中也可能出现问题，要定期做好检查工作，发现问题及时反馈和上报，将其作为后续工作改进和完善、计划方案和管理措施制定的依据和参考。

A—处置。PDCA循环管理与控制法要求对计划执行与检查阶段发现的问题及偏差，采取科学措施进行纠正和处置，并监督差旅费报销管理工作改进优化，争取在一个PDCA循环中规避当前管理中的不足和问题，使财务人员工作更规范、无纸化财务智能报销系统更完善、差旅费报销效率更高。

四、结语

差旅费是公立医院经费开支中的一项重要开支，同时差旅费报销也是公立医院财务管理工作中的重要内容。目前公立医院差旅费报销频率高、审批繁杂，容易因为各种问题出现报销偏差的情况。为有效提高差旅费报销效率和质量，公立医院需实施精细化管理，要保证报账人和财务人员对自身职责准确把握，对差旅费报销的流程、规范、要求和标准等准确认知。完善相关制度机制，以及加强财务智能报销系统建设，可以简化差旅费报销的流程，提高报销审批效率，防范信息滞后和信息不对称的问题，保障资金安全，从而为公立医院健康持续发展创造条件。

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文章来源:陈艳丽.精细化管理背景下公立医院差旅费报销问题与对策分析[J].现代营销(上旬刊),2024,(12):58-60.